Urlaubsplanung im Unternehmen: Das solltet ihr vermeiden

Jedes Jahr aufs Neue ist die Urlaubsplanung ein lästiges, aber unumgängliches Problem. Gerade als Existenzgründer werdet ihr kaum einen Grund dafür sehen, den Urlaub eurer Mitarbeiter langfristig im Voraus zu planen. Das kann sich letzten Endes aber böse rächen. Die wichtigsten Fragen, Mythen und Co. rund um den Erholungsurlaub stehen heute auf dem Programm, um endlich damit aufzuräumen.

Rechtzeitige Urlaubsplanung für Mitarbeiter

Eure Verpflichtung bei der Urlaubsplanung

Gesetzlich geregelt sind viele Details beim Erholungsurlaub für eure Angestellten. So müsst ihr ihnen einen Urlaubsanspruch von wenigstens 20 Werktagen pro Jahr gewähren. Gilt für eure Branche oder euer Unternehmen dagegen ein Tarifvertrag, der höhere Urlaubsansprüche zusichert, so müsst ihr diese auch gewähren.

Bei der Urlaubsplanung habt ihr grundsätzlich die Pflicht, euch nach den Bedürfnissen und Wünschen eurer Mitarbeiter zu richten. Wenn der Mitarbeiter also im Juli Urlaub machen möchte, müsst ihr diesen Wunsch generell erfüllen.

Ausnahmen gelten nur dann, wenn dringende betriebliche Bedürfnisse dem Urlaubswunsch entgegen stehen. Das kann etwa dann der Fall sein, wenn ihr gerade im Juli eure Hochsaison habt und auf keinen Mann verzichten könnt. Dann dürfte eine allgemeine Urlaubssperre sinnvoll sein. Auch wenn eine Unterbesetzung droht, weil bereits andere Mitarbeiter im Juli Urlaub beantragt haben, könnt ihr den Urlaub verwehren.

Berücksichtigt dabei aber unbedingt die sozialen Gesichtspunkte. Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern sollten stets in den Ferien Urlaub gewährt bekommen, bei Mitarbeitern ohne Kinder könnt ihr den Urlaub auf die Zeiten außerhalb der Schulferien schieben.

Urlaubslösungen, die unrechtmäßig sind

Muss euer Mitarbeiter aber gerade in dieser Zeit Urlaub nehmen, in der eurer Unternehmen Hochsaison hat, um dringende private Dinge zu erledigen, gestaltet sich die Urlaubsplanung als schwierig. Gerade im Jahresendgeschäft bzw. Weihnachtsgeschäft könnt ihr auf keinen der Mitarbeiter verzichten. Doch gerade diese Zeit birgt nicht unerhebliche Gefahren, wenn ihr nach Lösungen sucht.

So kommen viele vielleicht auf die Idee, einen Teil des Urlaubsanspruchs auszuzahlen. Das ist aber schlicht und ergreifend nicht möglich. Rein rechtlich darf eine Auszahlung von noch bestehenden Urlaubsansprüchen nur dann erfolgen, wenn diese nicht mehr genommen werden können, weil das Arbeitsverhältnis beendet wird.

Ebenfalls könnt ihr euren Mitarbeitern nicht anbieten, die Erledigung der privaten Belange durch einen Fachmann ausführen zu lassen und die Kosten dafür zu tragen. Das würde ebenfalls ein Abkaufen des Urlaubs darstellen, was im laufenden Arbeitsverhältnis nicht möglich ist.

Entscheidet ihr euch dennoch für eine dieser Lösungen, so bedeutet das nichts anderes, als dass der Urlaubsanspruch nicht gewährt wurde. Das heißt, im schlimmsten Fall könnte euer Mitarbeiter den ausgezahlten Urlaub nochmals beanspruchen. Das bereits erhaltene Geld bekommt ihr nur in den wenigsten Fällen und unter großen Schwierigkeiten zurück.

Urlaub verschieben

Eine andere Möglichkeit bestünde darin, den Urlaub auf das folgende Jahr zu verschieben. Doch diese Variante sollte nur im allergrößten Notfall genutzt werden, denn auch sie birgt Risiken. Zum Einen sieht der Gesetzgeber vor, dass der Urlaubsanspruch auch in dem Jahr genutzt wird, in dem er entsteht. Schließlich soll er der Erholung des Mitarbeiters dienen.

Eine Übertragung auf das Folgejahr ist deshalb nur unter bestimmten Umständen möglich, wie dringenden betrieblichen Bedürfnissen, die die Inanspruchnahme des Urlaubs nicht erlauben. Selbst dann muss der Urlaub aber innerhalb der ersten drei Monate des neuen Jahres genommen werden. Für euch von Nachteil ist, dass euer Mitarbeiter dann im Folgejahr umso länger wegen Urlaubs ausfällt.

Langfristige Urlaubsplanung ist entscheidend

Unter diesen Gesichtspunkten ist es am besten, wenn ihr eine möglichst langfristige Urlaubsplanung in eurem Unternehmen einführt. Das heißt im Klartext, dass ihr möglichst schon zu Beginn des Jahres einen Plan aufstellt, in dem eure Mitarbeiter ihre jeweiligen Urlaubswünsche festhalten. Auf einen Blick erkennt ihr dann, in welchem Zeitraum die meisten Mitarbeiter Urlaub wollen und könnt frühzeitig nach alternativen Lösungen suchen.

Darüber hinaus könnt ihr bereits frühzeitig planen, ob ihr zu bestimmten Stoßzeiten zusätzlich externes Personal oder Leiharbeiter benötigt, um die Urlaubsausfälle abzufangen.