Reisekosten: Wann könnt ihr was absetzen?

Reisekosten sind immer wieder ein strittiges Thema für Unternehmer. Dabei stellt sich die Frage, wie und wann welche Kosten für eine Reise eigentlich abgesetzt werden können. Dabei gilt grundsätzlich, dass alle Kosten, die für eine betrieblich veranlasste Reise anfallen, abgesetzt werden können. Hierzu zählen unter anderem:

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Übernachtungskosten
• Nebenkosten

Reisekostenabrechnung

Wichtig ist allerdings, dass ihr euch über eure Aufzeichnungspflicht im Klaren seid. Das heißt, ihr müsst glaubhaft belegen können, dass es sich bei der Geschäftsreise auch tatsächlich um eine solche handelte. Ihr müsst somit nachweisen, dass ihr ein geschäftliches Interesse an der Reise hattet.

Fahrt ihr beispielsweise zu einer Messe, so kann die Eintrittskarte für diese nicht nur als Beleg für die Absetzbarkeit der Kosten gelten, sondern auch als Nachweis, dass die Reise beruflich veranlasst war. Sie kann übrigens in den Bereich der sonstigen Nebenkosten gezählt werden.

Fahrtkosten absetzen

Bei den Fahrtkosten sieht es etwas anders aus, da es hier verschiedene Szenarien gibt, die denkbar wären. Fahrt ihr mit einem öffentlichen Verkehrsmittel, wie Bus oder Bahn, solltet ihr die Tickets aufbewahren. In diesem Fall könnt ihr die tatsächlich entstandenen Kosten in voller Höhe geltend machen, die Fahrscheine gelten dabei als eure Belege.

Seid ihr mit dem Firmenwagen unterwegs, braucht ihr euch auch keine großen Gedanken machen. Die gesamten Kosten für den Wagen, wie Benzin, Reparaturen, Versicherungen und Steuern gehen als Betriebsausgaben in eure Buchführung ein. Ihr solltet allerdings, zumal wenn ihr den Firmenwagen auch privat nutzt, ein Fahrtenbuch führen, in dem ihr genaue Aufzeichnungen über Reiseanlass, -weg, und –dauer führt.

Fahrt ihr mit eurem privaten Fahrzeug auf Dienstreise, so habt ihr zwei Möglichkeiten. Ihr könnt Belege, wie Tankquittungen, sammeln und diese als Betriebsausgaben geltend machen. Andererseits könnt ihr auch eine Kilometerpauschale ansetzen. Jeder geschäftlich gefahrene Kilometer wird dabei mit 0,30 Euro angesetzt. Den Betrag könnt ihr euch dann auszahlen oder ihr verbucht das Geld als Privateinlage.

Verpflegungsmehraufwand absetzen

Auf Geschäftsreise müsst ihr euch natürlich auch verpflegen, hierfür entsteht euch ein zusätzlicher Aufwand, den ihr ebenfalls steuerlich geltend machen könnt. Anstatt Belege zu sammeln, gelten in dem Fall aber Pauschalen. Drei wichtige Pauschbeträge solltet ihr euch merken, sechs, zwölf und 24 Euro.

Ihr könnt sechs Euro Verpflegungsmehraufwand für Geschäftsreisen immer dann ansetzen, wenn ihr mehr als acht Stunden unterwegs seid. Der Betrag gilt bis zu einer Abwesenheit von Wohnung oder Betriebsstätte von 14 Stunden. Zwischen 14 und 24 Stunden gelten zwölf und ab 24 Stunden 24 Euro pro Tag.

Fahrt ihr also am Mittwoch um zwölf Uhr am Mittag los, dann könnt ihr für den Mittwoch sechs Euro Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Kommt ihr am Freitag um 15 Uhr wieder zurück, fallen für den Freitag zwölf Euro an, für den Donnerstag, den ihr ganztägig unterwegs wart, könnt ihr dagegen 24 Euro veranschlagen. Auch diese Kosten könnt ihr euch entweder auszahlen oder sie als Privateinlage verbuchen.

Übernachtungskosten richtig absetzen

Auch die Übernachtungskosten könnt ihr steuerlich geltend machen, wenn eure Geschäftsreise mehrere Tage andauert. Aber hier drohen wieder so manche Fallen. Wenn ihr im Hotel übernachtet habt, solltet ihr darauf achten, dass Übernachtung und Frühstück als Einzelposition abgerechnet werden.

Ihr dürft nämlich nur die Übernachtungskosten absetzen. Die Frühstückskosten müsst ihr aus der Rechnung heraus rechnen, dafür erhaltet ihr ja den Verpflegungsmehraufwand. Sind Übernachtung und Frühstück als eine Position aufgeführt, dann rechnet ihr einen Frühstücksanteil von 4,80 Euro aus der Rechnung heraus.

Beachtet auch, dass Hotels seit einiger Zeit unterschiedliche Steuersätze anwenden müssen, wenn ihr die Belege verbucht. Das ist wichtig für eure Umsatzsteuervoranmeldung. Solltet ihr euch im Hotel an der Minibar vergriffen haben, sind das private Kosten. Diese könnt ihr auch nicht steuerlich absetzen, sondern müsst sie so tragen.

Sonstige Nebenkosten

Weiterhin können euch auf Geschäftsreisen sonstige Nebenkosten entstehen. Dazu zählen Kosten für berufliche Telefonate oder die Übermittlung einer Faxmitteilung. Auch die Kosten für die Hotelgarage oder die Aufbewahrung eures Gepäcks zählen zu diesen Kosten. Hier heißt es, fleißig Belege sammeln, damit ihr diese Kosten steuerlich absetzen könnt.