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Rechnungslegung: Aber bitte richtig!

Gerade Existenzgründer, die ihr Unternehmen eben erst gestartet haben, tun sich mitunter schwer, die genauen Regelungen rund um die korrekte Rechnungslegung zu erfassen. Da der Gesetzgeber hier sehr viele Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung stellt und zahlreiche Ausnahmen gelten, wollen wir euch heute die grundlegenden Regelungen für eine korrekte und rechtssichere Rechnungslegung vorstellen.

Rechnung

Ordnungsgemäße Rechnungen: Die Grundlagen

Die wichtigsten Grundlagen für die Rechnungslegung sind in §14 Abs. 4 UStG festgehalten. Dort könnt ihr auch die Mindestanforderungen einsehen, welche an jede Rechnung gestellt werden. Diese Angaben dürfen dann auf gar keinen Fall auf einer Rechnung fehlen. Zu diesen Mindestangaben zählen:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers (also eures Kunden)
  • Name und Anschrift des Unternehmens (also ihr selbst)
  • die aktuelle Steuernummer, alternativ auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID)
  • Datum der Rechnung fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren bzw. der geleisteten Dienste
  • Zeitpunkt der Lieferung, auch wenn dieser mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
  • Entgelte für Lieferungen und Leistungen, einschließlich Steuersätze und Steuerbefreiungen, sowie Minderungen der Entgelte (Skonto, Rabatt)
  • Steuersatz, sowie Steuerbetrag

Besonderheiten und Ausnahmen

Solltet ihr als Kleinunternehmer starten, also von der Umsatzsteuerpflicht befreit sein, dann dürft ihr keine Vorsteuer aus euren Eingangsrechnungen ziehen, aber genauso wenig Umsatzsteuer auf euren Rechnungen ausweisen. Ihr müsst dann allerdings einen Verweis auf eure Umsatzsteuerbefreiung in die Rechnung aufnehmen.

Wenn Anzahlungen oder Vorauszahlungen geleistet werden, könnt ihr den tatsächlichen Zahlungseingang noch nicht bestimmen. Stimmt dieser nicht mit dem Rechnungsdatum überein, was nur bei Barzahlung der Fall sein dürfte, müsst ihr in diesem Fall keinen Leistungszeitpunkt angeben. Nur wenn der Zeitpunkt der Zahlung bekannt ist, könnt ihr diesen auf der Rechnung vermerken.

Bei Lieferungen und Leistungen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit Grundstücken und Gebäuden stehen, müsst ihr eure Kunden zusätzlich darauf hinweisen, dass die Rechnung aufbewahrt werden muss.

Wenn ihr sowohl eine Steuernummer, als auch eine USt-ID habt, solltet ihr letztere auf den Rechnungen angeben. Eine doppelte Angabe beider Nummern ist nicht notwendig. Zudem lässt sich über die Steuernummer vieles über euch herausfinden, was ihr vermeiden solltet.

Die Sache mit der Rechnungsnummer

In der Vergangenheit gab es oft Unklarheiten bezüglich der Rechnungsnummern. Vielfach herrscht noch immer der Irrglaube, es müsse sich hierbei um eine fortlaufende Nummer nach dem Schema 1, 2, 3, 4 usw. handeln. Das ist jedoch falsch. Eine Rechnungsnummer, die so aufgebaut wäre, würde gerade euch als Gründer sofort als blutige Anfänger ausweisen.

Ihr dürft bei der Rechnungsnummer also eine Buchstaben- und Zahlenkombination nutzen. Auch könnt ihr die Kundennummer, das Datum usw. mit einfließen lassen. Wichtig ist nur, dass ihr ein ganz eigenes System habt, das ausschließt, dass eine Rechnungsnummer doppelt vergeben wird.

Rechnungen ins Ausland senden

Vielfach werdet ihr natürlich Rechnungen auch ins Ausland stellen müssen. Agiert ihr international ist zwischen zwei grundlegenden Fällen zu unterscheiden: Rechnungslegung im EU-Ausland und Rechnungslegung in den so genannten Drittländern. Stellt ihr eine Rechnung an einen Kunden, der innerhalb der EU sitzt, dann handelt es sich um innergemeinschaftliche Leistungen.

Wenn euer Kunde Unternehmer ist, benötigt ihr dessen USt-ID. Diese solltet ihr im Vorfeld auf ihre Richtigkeit hin überprüfen. Habt ihr diese Nummer, könnt ihr die Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben. Sind eure ausländischen Kunden hingegen Privatpersonen, weist ihr die Umsatzsteuer normal aus und führt diese an das Finanzamt ab.

Bei Rechnungen an Personen, die im Drittland sitzen, wird nicht zwischen Unternehmen und Privatpersonen unterschieden. Diese Lieferungen und Leistungen sind generell von der Umsatzsteuer befreit.

Ausnahmen bei Kleinbetragsrechnungen

Von Kleinbetragsrechnungen ist allgemein dann die Rede, wenn diese einen Wert von 150 Euro nicht überschreiten. Hier könnt ihr vereinfachte Rechnungsformulare nutzen. Es müssen enthalten sein eure Anschrift, das Rechnungsdatum, die Menge und Art der gelieferten Waren oder Leistungen, das dafür veranschlagte Entgelt, sowie der Steuersatz. Ein gesonderter Ausweis der Steuer in Form eines Betrages ist nicht notwendig. Sofern ihr von der Umsatzsteuer befreit seid, muss aber dennoch ein Vermerk darüber auf der Kleinbetrags-rechnung zu sehen sein.

Warum diese Angaben so wichtig sind

Nicht nur, wenn ihr Rechnungen erstellt, solltet ihr diese Punkte sehr gründlich überprüfen. Auch bei eingehenden Rechnungen müssen diese Angaben enthalten sein. Fehlt auch nur eine der Angaben, ist die Rechnung nicht korrekt ausgestellt und erlaubt damit auch nicht den Vorsteuerabzug. Jede Eingangsrechnung solltet ihr deshalb immer wieder auf diese Angaben hin überprüfen.

© Andreas F. – Fotolia.com

2 comments

  1. Hallo!

    Das ist ja eine tolle Erklärung für die Rechnungstellung!!!
    Mir hat ja schon vor ein paar Tagen der Artikel "Einnahmen-Überschuss-Rechnung" sehr gut gefallen…

    Ist sicher für viele eine sehr hilfreiche Serie!

    MfG
    Csaba Nagy

  2. Sehr informativer Artikel, der sich mit Sicherheit eignet, die ersten grundlegenden Informationen zu sammeln, was das Austellen von Rechnungen betrifft. Spitze, weiter so.

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