Liquiditätsverlust durch lasches Rechnungs- und Mahnwesen

Die Vertriebsexperten haben ihre Arbeit getan und Aufträge generiert? Die Aufträge wurden erfüllt und die Ware ist pünktlich beim Kunden eingegangen? Das ist der Punkt, an dem sich viele Unternehmer entspannt zurücklehnen. Doch der erzielte Umsatz ist erst dann etwas wert, wenn er auch bezahlt wird.

Aktuelle Untersuchungen haben bestätigt, dass etwa ein Drittel der Bilanzsumme dem Posten offene Forderungen zuzuschreiben ist. Das sind Summen, die oft Wochen oder gar Monate lang in den Zahlen des Unternehmens zu finden sind, aber nicht auf den Konten landen.

Schnell kann es durch solche schleppenden Zahlungen aber auch zu Liquiditätsengpässen kommen, die das eigene Unternehmen in den Ruin stürzen können.

Effektives Rechnungswesen an erster Stelle

An erster Stelle sollten Unternehmen deshalb ein effektives Rechnungswesen einführen. Dazu gehört bei großen Unternehmen, dass wichtige Rechnungsdaten, wie etwa Stundenzettel und Co. möglichst zeitnah an die Buchhaltung gegeben werden.

Kleinere Unternehmen (welche sich Rücklagen bilden sollten) haben meist nicht so viele Abteilungen, durch die die Rechnungsdaten laufen. Sie müssen in erster Linie darauf achten, dass die Rechnungen zeitnah, sprich sofort nach Leistungserbringung, gestellt werden.

Wichtig ist zudem, dass alle Rechnungen klar aufgebaut sind. Viele Kunden haben die Verzögerungstaktik für sich entdeckt. Gibt es Unklarheiten, wurde eine Position falsch berechnet, so führt das unverzüglich zur Reklamation der gesamten Rechnung.

Da wird die Rechnung dann mit der Bitte um Prüfung an die zuständige Abteilung weiter gegeben. Jetzt sind Lieferanten zu prüfen oder Mitarbeiter, die sich ihrerseits äußern. Schnell gehen einige Wochen ins Land, bevor überhaupt klar ist, ob ein Fehler bei der Rechnung vorhanden ist.

Um dies zu vermeiden, sollten Reklamationen von Rechnungen stets in einer Hand liegen. Unstrittige Forderungen sollten überdies eingefordert werden, wenn auch der strittige Teil erst einmal noch nicht bezahlt wird.

Außerdem können Unternehmen viel Zeit bei der Rechnungszahlung einsparen, indem sie auf der Rechnung ein klares Fälligkeitsdatum angeben. Das hat mehr Wirkung, als die Aussage, zahlbar innerhalb 14 Tagen nach Erhalt. Sechs weitere Tipps, um an sein Geld zu kommen.

Zudem wissen Kunden, dass ab dem angegebenen Datum der Zahlungsverzug eintritt und mit Mahnungen und anderen Schritten zu rechnen ist. Wer ganz sicher gehen möchte, kann seine Dienstleistung auch vorab zahlen lassen, oder zu mindestens den Materialbedarf.

Das Mahnwesen strikt durchführen

Trotz aller Bemühungen im Rechnungswesen, nicht zahlende Kunden gibt es immer wieder. Dann ist das Mahnwesen (3 weitverbreitete Mahn-Mythen) besonders wichtig. Dieses wird jedoch in vielen Unternehmen zu unregelmäßig durchgeführt. Zu selten werden Zahlungseingänge überprüft und auch die Mahnungen werden meist nur ein bis zwei Mal monatlich geschrieben.

Stattdessen empfehlen Experten, Mahnungen wenigstens einmal pro Woche zu erstellen. Bei bekannten Kunden, die häufig zu spät zahlen, ist es sinnvoll, diese kurz vor der Fälligkeit der Rechnung persönlich an deren Begleichung zu erinnern.

Die erste Mahnung oder Zahlungserinnerung kann dann noch recht freundlich gehalten werden. Sie sollte eine kurze Nachfrist setzen. Wenn die Zahlung nicht erfolgt ist, folgt umgehend die zweite Mahnung, in der auch weitere Schritte, wie etwa die Übergabe an ein Inkassounternehmen bereits angedroht werden sollte.

Noch mehr Fragen zum Mahnwesen hat die Expertin Jutta Hurt in einem Interview bei uns beantwortet.