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Kunde zahlt nicht – Was tun?

Wenn der Kunde nicht zahlt, fangen bei Firmen und einigen anderen Selbstständigen die Probleme erst richtig an. Denn wenn der Kunde nicht zahlt, kannst du als Selbstständiger deine offenen Rechnungen häufig auch nicht rechtzeitig begleichen. Die ersten Mahnungen treffen ein, Telefonanrufe von Gläubigern häufen sich und vielleicht kommt sogar ein Gerichtsvollzieher vorbei. Das sind Probleme, die man vermeiden kann, indem man dafür sogt, dass die eigenen Kunden rechtzeitig bezahlen. So kommt man selbst nicht in die unangenehme Situation seine Rechnungen nicht begleichen zu können. Wie man dem Zahlungsausfall eines Kunden vermeiden, bzw. wenigstens abfedern, kann erfährst du im folgenden Beitrag.

Zahlungsmoral und die Folgen

Sicher ist ein Auftrag mit einigen Tausend, Zehntausend oder Hunderttausend Euro sehr verlockend, doch sollte man sich als Selbstständiger vor enormen Zahlungsausfällen schützen. Leider kommt es nicht selten vor, dass kleine Firmenchefs in Vorkasse gehen und nach getaner Arbeit leer ausgehen. Schon im Vorfeld sollte man sich daher überlegen, wie man sich gegen so etwas schützen kann bzw. welche Möglichkeiten es denn überhaupt gibt.

Vor Zahlungsausfällen schützen

Kunde zahlt nicht Das Wichtigste, was ich in der Selbstständigkeit gelernt habe ist: Rücklagen bilden. Lege einen gewissen Teil der Einnahmen, Monat für Monat, auf ein separates Konto zurück und verwende die Rücklagen nur wenn es nicht anders geht. Ich handhabe es mit einer Regel, die ich vor einigen Jahren kennengelernt habe. Es ist die 60/20/20 Regel. Nach allen Ausgaben (inklusive Steuerrücklagen), werden 60 Prozent wieder in neue, eigene Projekte investiert oder mittelfristig verplant. Die restlichen 40 Prozent teilen sich in 20 Prozent Rücklagen und 20 Prozent für den Spaß am Leben.

Damit es noch verständlicher wird, hier ein kleines Beispiel, wie viel Rücklagen sich innerhalb von 1 Jahren anhäufen könnten.

Monat Gewinn Rücklage Rücklagen (gesamt)
1 500 € 100 € 100 €
2 800 € 160 € 260 €
3 600 € 120 € 380 €
4 1200 € 240 € 620 €
5 800 € 160 € 780 €
6 1500 € 300 € 1080 €
7 400 € 80 € 1160 €
8 500 € 100 € 1260 €
9 800 € 160 € 1420 €
10 700 € 140 € 1560 €
11 1000 € 200 € 1760 €
12 1100 € 220 € 1980 €

 

Innerhalb von nur einem Jahr kommt somit ein kleines Polster zusammen, von dem man, je nach Verbindlichkeiten, rund einen Monat auskommen müsste. Bei mir würde es reichen, bin ja auch anspruchslos.

  • Erster Tipp um trotz Zahlungsausfälle zu überleben: Rücklagen aufbauen.

Vorkasse – Wenig beliebt, aber sinnvoll

Die nächste Möglichkeit ist, den Kunden sofort zur Kasse zu bitten, bevor überhaupt eine Leistung erbracht wurde. Leider stehen, weder die Online-Kunden und noch weniger die Offline-Kunden, auf Vorkasse. Aber alles muss es ja auch nicht sein, man könnte jedoch, je nach Art des Auftrags, zu mindest die Materialkosten vorab in Rechnung stellen. Kein Kunde kann verlangen, dass man bis zum Ende selber in Vorkasse geht und am Ende erst die Rechnung stellt.

  • Zweiter Tipp, um trotz Zahlungsausfälle zu überleben: Kosten, die euch entstehen, sofort begleichen lassen.

Teilzahlungen vereinbaren

Teilzahlungen werden laut meiner Erfahrung immer beliebter. Es ist für beide Seiten auch ein sehr nützliches Geschäft. Wenn ein Kunde die ersten Rechnungen bezahlt hat, wird er bis zum Ende zahlen wollen, sonst würde das Projekt nur halb fertig. Auch für einen Selbstständigen ist es sinnvoll sich mit dem Auftraggeber auf Teilzahlungen zu einigen. So bekommt der Auftragnehmer in überschaubaren Abständen sein Geld und kann die eigenen Rechnungen begleichen.

  • Dritter Tipp, um trotz Zahlungsausfälle zu überleben: Vereinbart Teilzahlungen. Sollte der Auftraggeber seinen Verpflichtungen nicht nachkommen, gebt ihm ein kurze Frist. Im schlimmsten Fall müsst ihr die Arbeiten einstellen, aber ohne größere Verluste.

Wichtig: Regelt alles vertraglich und nicht per Handschlag!

Nicht immer aber klappt es mit Vorkasse, Teilzahlungen und so weiter, deshalb müssen härtere Geschütze aufgefahren werden. Dabei sollte man aber eher mit kleinen Schritten anfangen, bevor das Inkassounternehmen bei dem Auftraggeber klingelt. Eine Vorgehensweise, die ich verfolgen würde, habe ich euch zusammengestellt.

Erst einmal nachfragen

Wenn eine Rechnung über einen längeren Zeitraum unbezahlt bleibt, ist das immer ärgerlich. Jedoch gleich eine Mahnung schicken oder sogar ein Inkassobüro mit der Geldeintreibung zu beauftragen, finde ich etwas übereilt. Vielleicht ist die Rechnung untergekommen oder aber dem Auftraggeber ist was dazwischen gekommen.

Im schlimmsten Fall, ist der Auftraggeber gesundheitlich nicht besonders fit. Es gibt einige Faktoren, warum die Rechnung nicht beglichen wurde. Dafür wurden ja Rücklagen aufgebaut, um nicht gleich in die Schuldenfalle zu geraten.

1. Bevor man eine Mahnung sendet, sollte der persönliche Kontakt zum Auftraggeber hergestellt werden. Es gibt mehrere Möglichkeiten das zu tun. Das Telefon sehe ich hier als sehr nützliches Werkzeug. Wenn man alle Eventualitäten mit einbezieht, so kann zum Beispiel der Handyvertrag ausgelaufen sein, oder aber es ging verloren und so weiter. Da auf der Rechnung die Anschrift des Kunden vorhanden sein sollte, ist es auch kein Problem vorbeizufahren oder einen netten Brief mit einer Erinnerung aufzusetzen.

2.  Eine weitere Ursache kann sein, dass der Kunde zur Zeit zahlungsunfähig ist. Jetzt mit allen Mitteln aufzufahren, ist die falsche Methode, denn Geld hat er ja sowieso nicht. Wer schon mal eine Firmen- oder Privatinsolvenz mitbekommen hat, wird mir zustimmen, dass viele Gläubiger sich nicht mit dem Schuldner einigen konnten bzw. wollten. Einen Aufschub zum Begleichen der offenen Rechnungen oder aber eine Ratenvereinbarung halte ich für viel sinnvoller. Man sollte sich jedoch erkundigen, ob in naher Zukunft, mehr Geld zu Verfügung steht.

3. Schon vor vielen hunderten von Jahren haben es unsere Vorfahren vorgemacht. Die Rede ist vom Tauschgeschäft bzw. Pfandgeschäft. OK, wir wollen ja nicht zurückfallen, aber wenn ich etwas bekomme, was den gleichen Wert wie die Rechnung hat, warum nicht tauschen. Natürlich nur, bis wieder Bares vorhanden ist, um die Außenstände bedienen zu können. Auf keinen Fall darf es ohne Einverständnis einfach mitgenommen werden, da es sonst als Diebstahl gilt. Fixiert es schriftlich, dass der Gegenstand bis zu völligen Bezahlung, Eigentum von euch bleibt.

4. Selber habe ich es noch nicht getan, aber ein Dienstleistungstausch ist auch noch eine Alternative zu Punkt 3. Gerade bei Online Dienstleistungen kann ich es mir gut vorstellen. Programmierer, SEO oder Grafiker tauschen die Schulden gegen eigene Arbeiten ein.
5. Nachdem alle “normalen” Wege ausgeschöpft sind, bleibt früher oder später nur noch die Mahnung. Bei der ersten Mahnung würde ich eher nochmal zu einer “strengeren” Erinnerung tendieren. Ihr dürft keine Gebühren oder sonst etwas draufschlagen, sondern nur den Betrag, nochmals in schriftlicher Form, einfordern. Auch weitere rechtliche Schritte sollte in diesem Schriftstück nicht mit eingebracht werden.

6. Die zweite Mahnung sollte es in sich haben. Ob Rechtsweg oder Mahn- und Bearbeitungsgebühren. Jetzt sollte der Schuldner ein letztes Mal die Chance bekommen, seine offenen Rechnungen zu begleichen. Für Punkt 5 und 6 ist ein Anwalt zu empfehlen, aber keine Pflicht. Wer die erste Tortur durchhält, kann die meisten Schriftstücke der Anwälte für sich anpassen. Aufgrund von Zeitmangel und Rechtsunwissenheit, gebe ich es lieber gleich ab und lasse die Profis ihre Arbeit erledigen.

 

3 comments

  1. Lars Hölterhoff

    Eins vorweg: Ich bin Versicherungsvermittler und vertete unter anderem auch das Produkt, das ich hier gleich empfehlen werde. Mein Tipp ist also nicht nur uneigennützig.

    Die D.A.S. Rechtsschutzversicherung bietet ein Serviceprodukt an, das über den normalen "Rechtsschutz = Kostenschutz" hinausgeht.

    Beim sogenannten Existenzrechtsschutz können Selbständige und Unternehmen mit bis zu 40 Beschäftigten einen Service erwerben, der offene Forderungen seriös und wohl recht erfolgreich einbringt. Beim Schuldner meldet sich die D.A.S. Prozessfinanzierung AG und klärt alles Weitere.

    Der D.A.S.-Kunde bezahlt nur den Jahresbeitrag für den Rechtsschutz. Die eingeholten Forderungen werden komplett weitergeleitet.

    Bei Abschluss der Versicherung kann der Kunde rückwirkend alle Rechnungen (über 100 EUR Rechnungsbeitrag), die höchstens sechs Monate alt sind einreichen!! Nochmal im Klartext: Wer noch eine dicke Forderung offen hat, die fünf Monate alt ist, kann heute noch den Antrag unterschreiben.

    Die Anzahl der Rechnungen, ist nicht begrenzt. Der Kunde entscheidet alleine, wie viele und welche Rechnungen weitergegeben werden.

    Achso. Jahresbeitrag für eine Firma mit bis zu 10 Mitarbeitern (Stand Dezember 2010): 380,80 EUR.

    Zwei Dinge noch zum Schluss: 1.)Es gibt Einschränkungen bei Forderungen vom oder gegen das "Bauhauptgewerbe" – ist wohl ein zu teures Risiko 2.) Bei Aufträgen über 1000 EUR gibt es auf Wunsch im Voraus noch eine kostenlose Auskunft zur Bonität des Interessenten

    Ganz Wichtig: Wenden Sie sich bei Interesse an den Vermittler Ihres Vertrauens und sprechen auch über die Ausschlüsse und über die Bedingungen im Detail.

    Lars Hölterhoff, Duisburg
    (lars.hoelterhoff at dkv.com)

    • Hallo Lars,

      vielen Dank für die Information. Kannte diese Art der Rechtschutzversicherung noch gar nicht. Hört sich aber auf jeden Fall interessant für Selbstständige an.

      BG Ivo

  2. Vielen Dank! Wollt ich nur sagen.

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