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Betriebsfeier mit Planung perfekt organisieren

Eine regelmäßig stattfindende Betriebsfeier bietet Kollegen Raum für den privaten Kontakt außerhalb des Unternehmens. Im Rahmen informeller Gespräche lernen sich die Mitarbeiter besser kennen. Für neue Kollegen ist es die Chance, sich schneller zu integrieren. Eine gelungene Betriebsfeier fördert die Mitarbeitermotivation und stärkt das Team und dessen Zusammenarbeit.

Betriebsfeier: das Budget als Ausgangsbasis

Im ersten Schritt muss bei der Planung für Betriebsfeiern ein Budget festgelegt werden. Mit diesem fixen Budget kann das Organisationsteam der Betriebsfeier anfangen zu planen; denn was hilft das tollste Motto für das Betriebsfest, wenn die Kosten dafür den Rahmen sprengen. Die Festlegung des Budgets erfolgt anhand der Grobplanung der Betriebsfeier. Bereits im Vorfeld werden unverbindliche Angebote eingeholt, um eine grobe Kostenschätzung zu erstellen. Nur mit einer soliden Kalkulation wird die Betriebsfeier zum erfolgreichen Ereignis. Die anfallenden Kosten hängen von unterschiedlichsten Faktoren ab:

  • Raummieten, wenn die Betriebsfeier extern stattfindet
  • Kosten für technisches Equipment wie Bühnenaufbau, Musikanlagen oder Spezialbeleuchtung
  • Dekoration passend zum Thema
  • Druckkosten für Programme und Einladungen
  • Gagen für Musikbands oder andere Unterhaltungskünstler
  • GEMA-Gebühren (unabhängig davon, ob eine Band oder ein DJ engagiert wird)
  • Reisekosten und eventuelle Übernachtungskosten
  • Kosten für externes Personal
  • Durch Mehrarbeit des Organisationsteams anfallende Kosten
  • Verpflegung in Form von Essen und Getränken

Wichtig ist, das Budget nicht komplett zu verplanen, sondern einen finanziellen Puffer für unvorhersehbare Kosten zu bilden. Ist das Budget freigegeben, startet die Realisierungsphase.

Der ideale Ort für die Betriebsfeier und der Termin

Auch wenn viele Unternehmen die Betriebsfeier in den eigenen Räumen organisieren, ist dies nicht der ideale Ort dafür. Die Firmenräume sind Arbeitsräume und stellen keinen neutralen Boden dar. Hier verbringt der Mitarbeiter einen großen Teil seiner Zeit und kann die Feier nicht in dem Ausmaß genießen, wie er es gerne möchte. Eine bessere Alternative sind externe Räume. Dies kann eine Bowling- oder Kegelbahn sein oder ein Veranstaltungsraum in einem Hotel. Abhängig vom Thema, dem geplanten Angebot und der Mitarbeiteranzahl eignen sich weiter entfernte Berghütten genauso für eine Betriebsfeier wie eine Überraschungsfahrt zu einer besonderen Location. Hier sind der Kreativität abhängig vom verfügbaren Budget kaum Grenzen gesetzt. Ein wichtiger Punkt ist die Terminplanung. Um die Betriebsfeier zu einem gelungenen Betriebsfest zu machen, sollten selbstverständlich so viele Mitarbeiter des Unternehmens wie möglich daran teilnehmen. Bei der Festsetzung des Termins sollten Feiertage mit Brückentagen, Ferien, für das Unternehmen relevante Messetermine und Konferenztermine berücksichtigt werden. Innerhalb dieser Zeiträume sollte kein Betriebsfest stattfinden. Stehen das Motto, beispielsweise Sommerfeier oder Weihnachtsfeier, der Veranstaltungsort und der Termin fest, werden die Einladungen entworfen. Diese enthalten zusätzliche Informationen zur Kleiderordnung und ob die Partner der eingeladenen Gäste ebenfalls willkommen sind. Sechs Wochen vor der Betriebsfeier werden die Einladungen mit der Bitte um Rückmeldung versandt.

Die richtige Verpflegung und Unterhaltung

Zu den wichtigsten Punkten auf jedem Betriebsfest zählen die Verpflegung und die Unterhaltung. Ideal ist ein kaltes und warmes Buffet, an dem sich die geladenen Gäste nach Herzenslust bedienen können. Das Buffet trägt zur ungezwungenen Atmosphäre bei und die Mitarbeiter können dann essen, wenn sie es möchten. Gleichzeitig leistet diese Art der Verpflegung einen angenehmen Beitrag zum Small Talk und gegenseitigem Kennenlernen. Abhängig vom Programm werden Unterhaltungskünstler engagiert. Unverzichtbar ist Musik auf einer Betriebsfeier. Hier ist der Live-Band der Vorzug gegenüber dem DJ zu geben, wenn es das Budget zulässt. Für eine bleibende Erinnerung sorgen professionelle Fotoaufnahmen, die während des Abends durch einen Fotografen gemacht werden. Die Fotos können abschließend den Mitarbeitern auf einem Datenträger übergeben oder im Aufenthaltsraum oder der Eingangshalle als Erinnerung angebracht werden.

Kurz vor der Betriebsfeier und die Tage danach

Es ist alles fertig geplant, Verpflegung und Unterhaltung sowie Helfer sind organisiert. Im Prinzip kann die Betriebsfeier starten. Trotzdem ist es wichtig, zwei Tage vor dem Betriebsfest einen letzten Check anhand des genau erstellten Ablaufplanes durchzuführen. Noch ist Zeit, eventuell Vergessenes ohne Hektik zu organisieren. Am Morgen vor der Betriebsfeier trifft sich das Organisationsteam mit den Helfern am Veranstaltungsort. Jeder der Beteiligten erhält den Ablaufplan, der nochmals detailliert durchgesprochen wird. Kurz vor der Betriebsfeier ist bereits beinahe der Tag danach. Nun folgen Arbeiten wie der Abbau des verwendeten Equipments, der überwacht werden muss. Die eingehenden Rechnungen werden überprüft und bezahlt und eine detaillierte Kostenkontrolle durchgeführt. Den Abschluss bildet ein Treffen mit dem Organisationsteam und die abschließende Manöverkritik, um aus den gemachten Erfahrungen für die nächste Betriebsfeier zu lernen.

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