So bereiten Sie die Inventur ideal vor

Um eine Inventur ideal vorzubereiten ist es zunächst wichtig, einen bestimmten Termin festzulegen. Die Inventur ist immer am Bilanzstichtag durchzuführen, die Bestandsaufnahme muss allerdings nicht zwingend zum gleichen Termin erfolgen. Sie haben als Unternehmer die Möglichkeit bei einer zeitnahen Inventur diese zehn Tage vor oder auch nach dem Stichtag zu erstellen.

Wer als Firma nicht mit besonders hochpreisigen Waren sowie mit leicht verderblichen Produkten handelt, dem räumt der Gesetzgeber sogar eine Fünfmonatsfrist zur Inventur ein. Bei einer zeitverschobenen Inventur kann diese entweder zwei Monaten nach oder drei Monate vor dem jeweiligen Stichtag durchgeführt werden.

Immer mit Zwischenchecks und Inventurhelfern eine Inventur vorbereiten

Erfolgreiche Geschäftsleute betonen immer wieder, dass es lohnenswert ist, auch während eines laufenden Jahres sich immer wieder einen genauen und regelmäßigen Überblick über die aktuellen Bestände zu verschaffen. Dazu kann entweder eine Lagerkartei angelegt oder mit Excel Tabellen gearbeitet werden. Allein dadurch kann die spätere Inventur erheblich beschleunigt werden.

Bewährt hat sich bei der Inventuraufnahme ein Zweierteam, wobei ein Mitarbeiter ansagt und der andere notiert. Danach sind die Originalaufnahmelisten von beiden beteiligten Personen zu unterzeichnen. Noch immer gibt es die fälschliche Annahme, dass jeder einzelne Gegenstand gezählt werden muss, dem ist jedoch nicht so. Ein Schraubenhersteller beispielsweise darf selbstverständlich stichprobenartig vorgehen, in dem er etwa zehn Schrauben nimmt, sie auswiegt und das Ergebnis auf den Gesamtbestand dieses Schraubentyps hochrechnet.

Unbedingt gesetzliche Vorgaben erfüllen und ein Bestandsverzeichnis führen

Um eine Inventur vorbereiten zu können, muss ein Bestandsverzeichnis geführt werden. Bei Führung eines fortlaufenden Bestandsverzeichnisses kann sogar auf die vorgeschriebene jährliche Bestandsaufnahme verzichtet werden. Das Bestandsverzeichnis muss die exakten Bezeichnungen der Gegenstände sowie deren Bilanzwerte am Bilanzstichtag enthalten.

Eine übersichtlich und korrekt geführte Inventurliste enthält Angaben über die Summe der einzelnen Werte, Herstellungskosten bzw. Kaufpreis, Artikelanzahl und Artikelbezeichnung. Nur bei teuren Waren ist auch ein Herkunftsnachweis erforderlich.

Abschreibungen nutzen und Inventurkosten berücksichtigen

Wenn bestimmte Vorräte aufgrund von Veränderungen des technischen Standards oder des modischen Geschmacks nicht mehr kostendeckend verkauft werden können, lassen sich diese steuerlich auf den Teilwert abschreiben. Diebstähle, die bei der Inventur festgestellt werden, wirken ebenfalls gewinnmindernd.

Als Rückstellung müssen die Kosten für eine Inventur in die Bilanz aufgenommen werden, wenn diese nach dem Bilanzstichtag erfolgt. Das Gleiche gilt für alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit Steuererklärungen, für die Bilanzerstellung oder für die Gewinn-und Verlustrechnung anfallen.

Stets sorgfältig eine Inventur vorbereiten und auch Aufbewahrungsfristen beachten

Grundsätzlich muss eine Inventur immer zum vorgeschriebenen Zeitpunkt durchgeführt werden. Konsequenzen sind nur dann zu befürchten, wenn Inventuren schlampig durchgeführt und beispielsweise notwendige Inventurbelege nicht sachgerecht aufbewahrt wurden.

Die Finanzverwaltungen zögern in solchen Fällen nicht lange, so genannte Zuschätzungen vorzunehmen, die sich in der Regel negativ auf die Gesamtbilanz auswirken. Außerdem können die Finanzverwaltungen in begründeten Verdachtsfällen auch Plausibilitätsprüfungen durchführen. Dabei kann festgestellt werden, wann eine Inventurliste erstellt wurde und ob die Buchführung damit in Einklang zu bringen ist oder nicht.

Sie müssen sich als Unternehmer bewusst sein, dass der Fiskus im schlimmsten Fall nicht korrekt erstellte Inventurlisten als Vorbereitung für Steuerhinterziehung ansieht. Die Aufbewahrungsfrist für Inventurbelege im Original beträgt zehn Jahre, dies kann in Papierform aber auch in elektronischer Form geschehen.

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