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Muss man immer mahnen?

Das Mahnwesen gehört zu den wichtigsten Aufgaben gerade für Kleinunternehmer. Schon ein einziger Forderungsausfall eines größeren Kunden kann zur finanziellen Schieflage des gesamten Unternehmens führen. Da stellt sich schnell die Frage, wie man denn richtig mahnt. Ein paar wichtige Mythen rund um das Mahnwesen, die zwar nach wie vor weit verbreitet, aber keinesfalls immer korrekt sind, sollen deshalb hier kurz dargestellt werden.

Mahnung ist nicht zwingend erforderlich

Der übliche Ablauf sieht so aus, dass eine Rechnung gestellt wird. Wurde diese nach vereinbarter Fälligkeit nicht ausgeglichen, wird eine Mahnung erstellt. Dabei richtet sich die Fälligkeit nach den Vereinbarungen in einem gesonderten Vertrag, nach einer Klausel in den eigenen AGB, nach einer individuellen Vereinbarung, die aus der Rechnung ersichtlich wird oder nach dem Gesetz.

Es besteht in der Regel die Möglichkeit, nach Verstreichen der Fälligkeit sofort einen Mahnbescheid zu beantragen. Es muss also nicht zwingend erst eine Mahnung gestellt werden. Jedoch empfiehlt sich diese Vorgehensweise in der Praxis oft nicht.

Sieht der Schuldner die Forderung als gerechtfertigt an und zahl sie sofort, kann das Gericht die Gerichtskosten dem Gläubiger auferlegen. Als Begründung wird dann angegeben, dass die gerichtlichen Schritte gar nicht nötig gewesen wären, sondern eine einfache Mahnung ausgereicht hätte.

Die Mahnung selbst hat noch einen großen Vorteil: Sie setzt den Schuldner nämlich in Verzug. Das geht zwar auch, wenn die gesetzliche 30-Tage-Frist abgelaufen ist, in der Regel werden jedoch gerade von Kleinunternehmern kürzere Zahlungsziele angesetzt und dann kann der Schuldner mit einer Mahnung rechtlich einwandfrei in Verzug gesetzt werden.

Drei Mahnungen sind eben keine Pflicht

Der Mythos, dass drei Mahnungen zwingend geschrieben werden müssen, bevor eine Forderung auf anderem Wege eingetrieben werden darf, hält sich ebenfalls. Wer schon einmal in finanzieller Schieflage war, der kennt das Problem des Verpuffungseffekts: Viele Unternehmen mahnen einmal, zweimal, dreimal. Dann kommt die letzte außergerichtliche Mahnung, die ebenfalls mehrfach gestellt wird. Da verlieren Schuldner schnell die Furcht vor dem Gläubiger.

Grundsätzlich reicht es aus, dass die vereinbarte Fälligkeit einer Rechnung verstrichen ist, um die Forderungen auf gerichtlichem Wege einzutreiben. Dennoch lohnt es sich, zumindest eine erste Mahnung zu erstellen, denn mitunter sind Rechnungen tatsächlich einmal verloren gegangen und mit einer freundlichen Zahlungserinnerung vergrault man die Kunden weniger schnell, als mit einem gerichtlichen Mahnbescheid.

Eine zweite und dritte Mahnung ist rein formell hingegen nicht mehr nötig. Viele Unternehmer setzen aber nach wie vor darauf, um den psychologischen Aspekt dieser Schreiben entsprechend einsetzen zu können.

Sind schriftliche Mahnungen erforderlich?

Auch der Mythos schriftliche Mahnung kann heute weitestgehend ausgeräumt werden. Freilich hält sich der Irrglaube, dass eine schriftliche Mahnung als Beweis für das Mahnen des Kunden gilt, nach wie vor. Doch beweisen kann man dies nicht. Dies gilt sowohl für die per einfacher Briefpost versandten Mahnung, wie auch für das Einschreiben. Was in dem Brief steckte, zeigt das Einschreiben nämlich nicht.

Experten empfehlen, eine erste schriftliche Mahnung zu erstellen. Erfolgt hierauf keine Reaktion, lohnt sich der Griff zum Telefon, denn so lassen sich hartnäckige Zahlungsverweigerer von Kunden mit echten Problemen trennen.

Dabei sollten Kleinunternehmer auf die Situation des Kunden eingehen, Verständnis zeigen, aber auch gezielt nach einer klaren Zahlungsvereinbarung mit dem Kunden suchen. Diese sollte nach dem telefonischen oder persönlichen Gespräch noch einmal schriftlich bestätigt werden, per Brief, Fax oder auch E-Mail.

3 comments

  1. Danke das du hier alle Informationen zum Thema mahnen auf einen Punkt bringst. Vieles wusste ich bisher noch nicht. Ich musste zwar selbst noch keine Mahnung schreiben aber es ist gut wenn man vorbereitet ist…

  2. Meistens ist das wie eine Kette.

    Kunde/Verkäufer A kauft bei K/V B, der bei K/V C wiederum bei A. Dürfte alles super klappen aber alle zahlen Steuern und kaufen noch woanderst und wenn einer in der Kette nicht mehr zahlen kann, dann geht nichts mehr.

    Ich bekomme selber noch Geld von jemanden, der nicht zahlen kann und ich könnte es gut gebrauchen. Ich muss mal abwarten und hoffen, das kein „Kettenloch“ entsteht.

    Grüße Emanuel