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Mitarbeitereinstellung: Welche Meldepflichten ihr habt

Mitarbeiter anmeldenAls Arbeitgeber seid ihr zu bestimmten Meldungen gesetzlich verpflichtet, wenn ihr neue Mitarbeiter einstellt. Dabei kommt insbesondere der Meldung über die Aufnahme einer Beschäftigung an die zuständigen Sozialversicherungsträger eine besonders große Bedeutung zu. Da dies gesetzlich verpflichtend für euch ist, kann es zu Geldbußen kommen, wenn ihr die Meldungen nicht, nicht rechtzeitig oder nicht richtig bzw. nicht vollständig abgebt und dabei vorsätzlich oder grob fahrlässig handelt. Sinn und Zweck des Ganzen ist es, dass die Sozialversicherungsträger über die Aufnahme einer Beschäftigung informiert werden und auf diese Art die Beitragsentrichtung für den Versicherten richtig verbuchen zu können und sie zu überwachen.

Wer muss angemeldet werden?

Grundsätzlich müsst ihr für jede Einstellung eines Mitarbeiters eine entsprechende Anmeldung durchführen. Zu den anzumeldenden Personenkreisen gehören alle pflichtversicherten Arbeitnehmer, Arbeitnehmer, die eine Altersrente beziehen und keinen eigenen Anteil mehr zur Rentenversicherung leisten müssen und Arbeitnehmer über 65 Jahre, für die auch kein eigener Anteil zur Arbeitslosenversicherung zu entrichten ist. Lediglich die Arbeitgeberanteile müssen in beiden Fällen von euch gezahlt werden.

Ebenfalls müsst ihr Arbeitnehmer anmelden, die in Altersteilzeit beschäftigt werden, sowie Arbeitnehmer, die eine geringfügige und damit versicherungsfreie Beschäftigung ausüben. Zusätzlich müsst ihr Studenten anmelden, sofern deren Einkommen die Geringfügigkeitsgrenze überschreitet. Sie unterliegen dann der Rentenversicherungspflicht.

Wo müsst ihr eure Mitarbeiter anmelden?

Die neu eingestellten Mitarbeiter müsst ihr immer bei der für sie zuständigen Krankenkasse anmelden. Deshalb solltet ihr euch sofort bei Einstellung eine Mitgliedsbescheinigung einer Krankenkasse von euren Mitarbeitern geben lassen. Sollte euer Mitarbeiter diese Bescheinigung nicht binnen zwei Wochen nach Aufnahme der Beschäftigung vorlegen, so müsst ihr ihn bei der Krankenversicherung anmelden, bei der er zuletzt versichert war. Danach solltet ihr also auch direkt bei der Einstellung fragen.

Wenn bisher kein gesetzlicher Krankenversicherungsschutz bestand, könnt ihr eine Krankenkasse für den Mitarbeiter auswählen, müsst ihn allerdings darüber unterrichten. Dann wird er der von euch gewählten Kasse zugeteilt.

Die Anmeldung: Das müsst ihr beachten

Jede Anmeldung für einen neu eingestellten Mitarbeiter muss innerhalb von zwei Wochen nach Aufnahme der Beschäftigung erfolgen. Rückwirkende Anmeldungen sind nur in wenigen Ausnahmefällen möglich.

Die Meldungen müssen so erfolgen, dass ihr jeden Beschäftigten einzeln anmeldet und die Höhe der Abgaben genau nachweisen könnt. Hierfür benötigt ihr eine achtstellige Betriebsnummer, diese wird euch von der zuständigen Agentur für Arbeit zugeteilt. Solltet ihr noch keine Betriebsnummer haben, so könnt ihr diese direkt bei der Agentur für Arbeit beantragen. Die Meldung selbst könnt ihr handschriftlich auf entsprechenden Vordrucken einreichen oder maschinell erstellen.

Die maschinell erstellte Anmeldung

Mitarbeiter anmeldenSchon seit 2006 ist es vorgeschrieben, dass maschinell erstelle Meldungen zur Sozialversicherung nur über eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung abgegeben werden dürfen. Diese muss aus systemgeprüften Programmen stammen oder mit Hilfe von Ausfüllhilfen erstellt werden. Dafür steht euch eine kostenfreie Software zur Verfügung, die unter dem Namen sv.net bekannt ist. Sie wurde von den Spitzenorganisationen der gesetzlichen Krankenversicherung eigens für die einfache Übermittlung der Meldungen entwickelt. Sie kann beim ITSG in Rodgau kostenfrei angefordert werden.

Mit Hilfe der Software könnt ihr alle Meldungen bequem am PC erstellen. Dabei findet eine automatische Plausibilitätsprüfung aller angegebenen Daten statt, so dass fehlerhafte Angaben weitestgehend ausgeschlossen werden können.

Anmeldungen für geringfügig Beschäftigte

Entscheidet ihr euch für die Einstellung geringfügig Beschäftigter, also die Vergabe der Mini-Jobs, so müsst ihr einige Besonderheiten beachten. Man unterscheidet dabei zwischen der geringfügig entlohnten Beschäftigung, besser bekannt als 450 Euro Job und der kurzfristigen Beschäftigung. Die 450 Euro Jobs liegen vor, wenn das monatliche Einkommen die Grenze von 450 Euro nicht überschreitet, eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn ihr den Mitarbeiter für höchstens zwei Monate oder 50 Arbeitstage im Kalenderjahr beschäftigt.

Mini-Jobs beider Varianten begründen keine eigene Sozialversicherungspflicht. Dennoch müsst ihr einen pauschalen Teil beim 450 Euro Job, der derzeit bei 28 Prozent des Arbeitsentgelts liegt, für die Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung entrichten. Bei den kurzfristigen Mini-Jobs fallen diese Beiträge nicht an. Beide Varianten unterliegen im deutschen Recht aber der Steuerpflicht und so müsst ihr pauschal zwei Prozent Steuern für den 450 Euro Job und 25 Prozent Steuern für die kurzfristige Beschäftigung entrichten.

Die Meldungen für diese Mini-Jobs richtet ihr nicht an die Krankenkasse, in der der Arbeitnehmer versichert ist, sondern an die Mini-Job-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung, die Knappschaft Bahn-See.

Sozialversicherungsausweis nicht vergessen

Der Sozialversicherungsausweis, der auch die Sozialversicherungsnummer eurer Mitarbeiter beinhaltet, ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil im Arbeitsverhältnis. Ihr benötigt diese Nummer für korrekte Meldungen und müsst euren Arbeitnehmer darum bitten, euch diesen Ausweis vorzulegen. Dazu ist er verpflichtet.

Die Unfallversicherung

Überdies solltet ihr beachten, dass ihr eure Mitarbeiter in der Unfallversicherung absichern müsst. Die Beiträge dafür entrichtet ihr an die für euch zuständige Berufsgenossenschaft. Gegen Ende des Jahres versendet die Berufsgenossenschaft entsprechende Lohnnachweisformulare, die ihr in der Regel bis Januar oder Februar des Folgejahres ausfüllen müsst. Dann wird der zu entrichtende Beitrag, je nach Anzahl eurer Mitarbeiter und deren geleisteter Stunden, ermittelt und ihr erhaltet den Bescheid.