GoBD für Selbstständige

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ wurden von den obersten Finanzbehörden der Länder erstmalig am 14. November 2014 veröffentlicht (Az.: IV A 4 – S 0316/13/10003). Sie gelten für alle alle Personen, die steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten zu beachten haben und ersetzten ab Januar 2015 die bis dahin geltenden „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ sowie die „Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“.

Bei den GoBD handelt es sich um eine Verwaltungsvorschrift, die bestimmte Vorgaben der Abgabenordnung (AO) zum Einsatz von IT bei der Buchführung und sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert. Sie gelten für die Buchführung im engeren Sinn sowie für alle Nebensysteme (Einkauf- und Materialwirtschaft, Warensystem, Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung, Barkassen, etc.). Die Verwaltungsvorschrift bindet die Finanzbehörden unmittelbar, anders als ein Gesetz oder eine Rechtsverordnung entfaltet sie keine Bindungswirkung für die Steuerpflichtigen. Letztere müssen aber damit rechnen, dass die Finanzämter die GoBD bei einer steuerlichen Außenprüfung als Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ansetzen. Hiergegen steht dem Steuerpflichtigen selbstverständlich der Rechtsweg offen. Die Kenntnis der GoBD und ihre Umsetzung kann aber helfen, unnötige Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt, die meist langwierig und teuer sind, zu vermeiden.

Wichtige Prinzipien ordnungsmäßiger Buchführung

Die GoBD konkretisieren wichtige Prinzipien der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die teilweise auf kaufmännischer Übung beruhen, zum Teil aber auch explizit im Handelsgesetzbuch oder in der Abgabenordnung verankert sind. Dazu zählen insbesondere der Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und der fortlaufenden Aufzeichnungen, der Grundsatz der Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB), der Grundsatz der Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB), der Grundsatz der zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB), der Grundsatz der Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB) sowie der Grundsatz der Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB).

Was ist der Grundsatz der Vollständigkeit?

Die Geschäftsvorfälle im Unternehmen sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen (Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht). Die GoB erfordern in der Regel die Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls, also jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jedes Aufwands und jedes Ertrags sowie jeder Einlage und Entnahme. Die Aufzeichnung muss dabei Aufschluss über den Umfang, den Inhalt und die Bedeutung des Geschäftsvorfalls für den Betrieb geben. Dazu ist nicht nur die Dokumentation des jeweiligen Geldbetrags, sondern auch der Gegenstand des Geschäfts und der Name des Vertragspartners erforderlich. Wenn dies nicht zumutbar ist, kann insbesondere auf die Erfassung des Namens des Geschäftspartners und des exakten Geschäftsgegenstands verzichtet werden. Dies ist zum Beispiel bei Bargeschäften im Einzelhandel, in der Gastronomie und in vielen anderen Dienstleistungsbetrieben der Fall. Bei Taxiunternehmen reicht es zum Beispiel, wenn eine Kategorie („Stadtfahrt“) sowie der vereinnahmte Fahrpreis aufgezeichnet werden. Der Name des Fahrgastes sowie Start und Ziel der Fahrt sind entbehrlich.

Was bedeutet der Grundsatz der Richtigkeit?

Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch Belege abzubilden (BFH-Urteil vom 24. Juni 1997, BStBl II 1998 S. 51) und bei kontenmäßiger Abbildung zutreffend zu kontieren. Der Grundsatz besagt also, dass die tatsächlichen Verhältnisse nicht falsch oder verzerrt wiedergegeben werden dürfen. Wenn ein Unternehmen einen neuen Computer zum Wert von 1.000 Euro netto und 1.190 Euro brutto erwirbt, dann muss dies aus den Buchhaltungsunterlagen erkennbar sein. Der Computer darf nicht als Faxgerät oder Telefonanlage deklariert werden, es darf auch kein falscher Kaufpreis verbucht werden. Besteht keine Umsatzsteuerpflicht, dar auf die Unterscheidung zwischen Brutto- und Nettobeträgen verzichtet werden.

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Hier muss zwischen Bargeschäften und sonstigen Geschäftsvorfällen unterschieden werden.

Bargeschäfte:
Alle Bargeschäfte eines Unternehmens sollen grundsätzlich über die Kasse abgewickelt und in einem Kassenbuch aufgezeichnet werden. Die Rechtsgrundlage für die ordnungsmäßige Kassenführung bilden die §§ 145 und 146 AO sowie die §§ 238 und 239 HGB. Aus diesen Vorschriften leiten die Finanzbehörden folgende Regeln für die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung ab:

I. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die angefallenen Geschäftsvorfälle erhalten kann. Dazu ist auch eine Zuordnung der Geschäftsvorfälle zu den Belegen durch laufende Nummerierung erforderlich.

II. Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung: Die Kassenaufzeichnungen müssen vollständig sein, worauf, sofern zumutbar, auf eine ausreichende Bezeichnung des Geschäftsvorfalls zu achten ist. Die Kassenaufzeichnungen müssen außerdem richtig und geordnet werden. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO und Rz. 48 GoBD täglich festgehalten werden. Eine Kasse darf bei taggenauen Überprüfungen keine Minusbestände aufweisen.

III. Kassensturz: Die Kasse muss so geführt werden, dass der Soll-Bestand des Kassenbuchs jederzeit mit dem Ist-Bestand der Barkasse verglichen werden kann.

IV. Unveränderbarkeit und Aufbewahrung: Jede nachträgliche Änderung der Kassenaufzeichnung muss erkenntlich sein. Das Kassenbuch darf deshalb zum Beispiel nicht als Excel-Datei geführt werden, da hier Korrekturen oder andere Änderungen nicht nachvollzogen werden können. Die Kassendaten müssen während der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht verfügbar und lesbar sein.

Unbare Geschäftsvorfälle:
Bei unbaren Geschäften erfordert der Grundsatz der Zeitgerechtigkeit, dass Geschäftsvorfälle in aller Regel innerhalb von zehn Tagen erfasst werden.

Grundsatz der Ordnung und Klarheit:
Der Grundsatz der Klarheit verlangt eine systematische Erfassung und übersichtliche sowie intersubjektiv nachvollziehbare Erfassung der Geschäftsvorfälle. Die Geschäftsunterlagen dürfen nicht planlos gesammelt und aufbewahrt werden. Die Bücher und Aufzeichnungen müssen nach festgelegten Ordnungsprinzipien geführt werden, die dem Umfang und der Komplexität der Geschäftsvorfälle gerecht werden. (BFH-Urteil vom 26. März 1968, BStBl II S. 527).

Bei der kaufmännischen Buchführung (Doppik) sind die Geschäftsvorfälle so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind und innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage gewährleisten. Die Buchungen müssen einzeln und sachlich geordnet nach Konten dargestellt und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

Grundsatz der Unveränderbarkeit:
Werden die Bücher und die sonstigen Aufzeichnungen mit Hilfe elektronischer Mittel geführt, kommt dem Grundsatz der Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit) eine besonders große Bedeutung zu. Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB).

Aus diesem Grund darf die Buchführung nicht mit den gängigen Textverarbeitungsprogrammen erfolgen. Auch dann nicht, wenn ein Selbständiger seinen Betrieb gerade erst aufbaut und noch kaum Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen sind. Die Buchführung erfolgt auch dann am besten durch GoBD-konforme Software oder durch Bücher, die physisch geführt werden. Letzteres ist nach wie vor legal. In Schreibwarenläden sind immer noch Journale erhältlich. Da diese Art der Buchführung aber extrem umständlich ist, sollte es sich dabei allenfalls um eine Übergangslösung während der Aufbauphase handeln.

Zusammenfassung

Jeder Unternehmer sollte die wichtigsten Grundsätze der GoB und der GoBD kennen und beachten. Wer seine Bücher selber führt nutzt dazu am besten ein GoBD-konformes Buchhaltungsprogramm, das bereits hilft, schlimme Fehler zu vermeiden. Für die zeitnahe Erfassung der Geschäftsvorfälle, also die regelmäßige Erledigung der oft als lästig empfundenen Buchführung, ist der Unternehmer aber auch dann selbst verantwortlich. Unternehmer aus dem Dienstleistungssektor, die vorwiegend Bargeschäfte abwickeln, sollten so früh wie möglich in ein hochwertiges Kassensystem investieren, dass alle erforderlichen Aufzeichnungen selbständig tätig. Dann muss meist nur noch der Saldo verbucht werden.