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Firmenwagen – das ist steuerlich zu beachten

Für viele Menschen ist der Firmenwagen ein Statussymbol der besonderen Art und wird von Arbeitnehmern oft als Vertrauen und Wertschätzung ihnen gegenüber gesehen. Die Verfügbarkeit über einen Firmenwagen für private Fahrten wird aus steuerlicher Sicht jedoch als geldwerter Vorteil gesehen und ist eine zu versteuernde Zusatzleistung zum Einkommen.

Firmenwagen für ausschließlich dienstliche Fahrten

Ist ein Mitarbeiter viel auf Reisen und benötigt eine hohe Flexibilität, ist die Bereitstellung eines Firmenwagens sinnvoll und für das Unternehmen rentabel. Für viele Betriebe stellt sich jedoch die Frage der Firmenwagensteuer. Sobald ein Firmenwagen privat genutzt wird, gilt dies als geldwerter Vorteil und muss vom Arbeitnehmer entsprechend versteuert werden. Ist eine private Nutzung nicht erlaubt, muss dies ausdrücklich als Nutzungsverbot vertraglich vereinbart werden. Nur wenn dieses schriftliche Nutzungsverbot besteht, ist der Arbeitnehmer von der steuerlichen Belastung der privaten Nutzung befreit. Das ausdrückliche Nutzungsverbot muss zusätzlich schriftlich festgehaltene Konsequenzen für den Arbeitnehmer bei Nichteinhaltung aufweisen. Das Verbot der privaten Nutzung bezieht sich auch auf die Fahrt von der Wohnung zur Arbeitsstelle und bedeutet, dass der Dienstwagen nach Arbeitsende auf dem Firmengelände geparkt und am nächsten Arbeitstag dort wieder abgeholt werden muss. Der Fahrzeugschlüssel wird im Betrieb hinterlegt. Nur wenn diese Kriterien erfüllt werden, handelt es sich um keine private Nutzung des Firmenwagens.

Private Nutzung von Firmenwagen

In vielen Fällen ist es für den Arbeitnehmer aus zeitlichen Gründen nicht möglich und unrentabel, den Firmenwagen zu Dienstende in den Betrieb zu bringen oder ihn am folgenden Arbeitstag früh am Morgen wieder abzuholen. Aus diesem Grund wird die private Nutzung oft genehmigt. Gilt der Dienstwagen als Gehaltsbestandteil, ist die private Nutzung automatisch mit eingeschlossen. In beiden Fällen wird der Arbeitnehmer und Benutzer des Fahrzeugs für einen bestimmten Betrag, der als geldwerter Vorteil zu betrachten ist, steuerpflichtig. Diese Regelung gilt für alle Mitarbeiter eines Unternehmens, denen ein Firmenwagen zur privaten Nutzung überlassen wurde, sowie für alle Mitglieder der Firmenleitung einschließlich Gesellschafter und Geschäftsführer und deren Angehörige, die im Unternehmen mitarbeiten.

Berücksichtigung als betriebliche Ausgabe

Von großer Bedeutung auf die Anerkennung der Kosten als Betriebsausgabe ist die Häufigkeit der Nutzung des Firmenfahrzeugs für betriebliche Zwecke.

  • Wird der Firmenwagen durch den Mitarbeiter zu mindestens 50 Prozent betrieblich genutzt, ist er Teil des betrieblichen Vermögens. In diesem Fall können alle durch den Firmenwagen verursachten Kosten als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
  • Liegt die dienstliche Nutzung unterhalb von 50 Prozent, muss ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch vorhanden sein. Anhand dieses Fahrtenbuches werden die durch den Dienstwagen verursachten Kosten anteilig als Betriebskosten den Betriebsausgaben zugerechnet. Der Anteil der betrieblichen Nutzung wird aus einem mindestens drei Monate lang geführten Fahrtenbuch errechnet.

Diese Regelung hat großen Einfluss auf die Vertragsgestaltung bei der Überlassung eines Fahrzeuges zur privaten Nutzung.

Geldwerter Vorteil und Besteuerung bei Firmenwagen mit privater Nutzung

Die Bereitstellung von Firmenwagen zur privaten Nutzung und damit durchgeführte private Fahrten gelten als geldwerter Vorteil und sind zu versteuern. Für diesen Zweck stehen zwei Varianten zur Verfügung.

  • 1 Prozent-Regelung für Firmenwagen: Entscheidet sich der Mitarbeiter für die 1 Prozent-Regelung, wird monatlich 1 Prozent des Fahrzeug-Listenpreises als geldwerter Vorteil zur Besteuerung herangezogen. Zusätzlich wird die Entfernung von der Wohnung zur Arbeitsstelle mit 0,03 Prozent des Listenpreises multipliziert und ebenfalls als geldwerter Vorteil angerechnet. Diese Pauschale wird mit der Entfernungspauschale von 30 Cent pro Kilometer für die Fahrt von der Wohnung zum Arbeitsplatz gegengerechnet. Daraus resultiert bei einem Listenpreis von 30.000 Euro und einer Fahrt von 30 Kilometern pro Tag ein zu versteuernder geldwerter Vorteil von 435,00 Euro.
  • Fahrtenbuch zur Versteuerung: Wer sicher ist, mit der pauschalen Besteuerung Nachteile zu erzielen und mit dem Firmenwagen dienstlich häufiger unterwegs ist, führt ein lückenloses Fahrtenbuch. Anhand des Fahrtenbuches wird abschließend der tatsächliche geldwerte Vorteil für private Fahrten errechnet.

Unverzichtbar ist die detaillierte Festlegung, welche Betriebskosten für den Firmenwagen im Rahmen der privaten Nutzung vom Arbeitgeber übernommen werden. Vor allem bei bevorzugt privater Nutzung, bei der der Dienstwagen nicht zur Betriebsausstattung zählt, kann die Stellung eines Firmenwagens ohne ausdrückliche Regelungen zu Kosten wie Service oder Reparaturen für das Unternehmen hohe Kosten nach sich ziehen.