Elektronische Rechnungen – Mittelstand benötigt Aufklärung

Die elektronische Datenübermittlung ist aus dem heutigen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Das gilt auch für die elektronische Rechnung. Obwohl mit zur Jahresmitte 2011 neue Regelungen für den Versand und Empfang elektronischer Rechnungen gelten, die das Ganze vereinfachen sollen, sind viele Unternehmen noch verunsichert.

Dabei erklärt unter anderem Staatssekretär Stefan Kapferer, dass der Einsatz von elektronischen Rechnungen deutliche Einsparpotenziale in sich birgt. Hierfür müssten aber insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen den elektronischen Rechnungen eine Chance geben, da diese Unternehmen das größte Rechnungsaufkommen aufweisen.

Über die Thematik wurde von Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie, kurz BMWi, eine Online-Befragung in Auftrag gegeben. Diese ergab interessante, aber auch erschreckende Ergebnisse.

Arten der Rechnung und Rechnungsversand

Zunächst wurden hierfür die befragten Unternehmen hinsichtlich der Art der ausgestellten Rechnungen befragt. Insgesamt 91 Prozent der Unternehmen schrieben Rechnungen an Selbstständige und Unternehmen, immerhin 66 Prozent der Befragten gaben an, dass sie Rechnungen an Privatkunden ausstellen. Für 56 Prozent war die Rechnungsstellung ins Ausland und für 44 Prozent die Rechnungslegung an öffentliche Behörden und Einrichtungen von Bedeutung. Nur ein Prozent gaben an, Rechnungen an sonstige zu stellen, wie Vereine.

Dabei stellte sich heraus, dass bei der Rechnungsstellung an Privatpersonen 88 Prozent der befragten Unternehmen die Rechnungen papierhaft versenden, bei den Rechnungslegungen an Selbstständige und Unternehmen waren es sogar 93 Prozent. Die elektronische Rechnung per E-Mail zu versenden, kam für 44 bzw. 39 Prozent in Frage. Über eine Webseite stellten lediglich sieben bzw. vier Prozent die Rechnungen zur Verfügung. Die Fax-Rechnung kam bei Privatkunden zu fünf Prozent, bei Unternehmen zu zehn Prozent an. EDI Rechnungsübermittlungen landen mit sechs Prozent bei Firmenkunden auf den hinteren Rängen.

Insbesondere kleine Unternehmen nehmen schon heute die Rechnungsübermittlung per E-Mail vor. An Privatkunden werden diese von kleinen Unternehmen zu 50 Prozent versandt, bei mittleren Unternehmen sinkt der Anteil auf 25 Prozent, große Unternehmen versenden ihre Rechnungen an Privatkunden zu 43 Prozent per E-Mail. Bei den Firmenkunden sind die Rechnungslegungen per Mail etwas geringer. Die papierhafte Rechnungsübermittlung ist aber nach wie vor ungeschlagen. Für Privatkunden nutzen 87 Prozent der kleinen Unternehmen die Papierrechnung, 94 Prozent der mittleren und 93 Prozent der großen Unternehmen. Bei Firmenkunden sind es bei kleinen Unternehmen 91, bei mittleren 98 und bei großen 91 Prozent.

Vorteile elektronischer Rechnungen

Auch wurden die Unternehmen befragt, welche Vorteile sie in der elektronischen Rechnungsübermittlung sehen. Hierbei stellte sich heraus, dass Porto- und Materialeinsparungen der wichtigste Grund für die elektronische Rechnung sind. Dies gaben gute 80 Prozent aller Unternehmen an. Die schnellere Bearbeitung und Bezahlung sind weitere wichtige Gründe.

Etwas abgeschlagen finden sich auch der Umweltschutz, die Transparenz von Prozessen und deren verbesserte Nachverfolgbarkeit, sowie die Vereinheitlichung der Prozesse wieder. Für etwa 20 Prozent der kleinen Unternehmen sind auch die Aufforderungen durch Kunden und Geschäftspartner zur elektronischen Rechnung ein wichtiger Entscheidungspunkt. Bei den mittleren und großen Unternehmen liegt der Anteil etwas höher. Personaleinsparungen und Fehlerreduktion sind weitere Punkte, die für die elektronische Rechnung sprechen.

Warum die elektronische Rechnung dennoch selten eingesetzt wird

Obwohl die Vorteile der elektronischen Rechnungen klar auf der Hand liegen, habt ihr sicher selbst bemerkt, dass sie nur von wenigen Firmen genutzt wird. Zwar hat knapp die Hälfte der Befragten schon einmal über die Einführung nachgedacht, aber noch keine konkreten Pläne dazu gemacht. 14 Prozent der Unternehmen gaben sogar an, dass sie elektronische Rechnungen vollständig ablehnen.

Auch in diesem Punkt hakte die Studie nach: Dabei stellte sich heraus, dass sich 68 Prozent der Befragten keine Einsparpotenziale von elektronischen Rechnungen erwarten, 55 Prozent gaben an, dass die Akzeptanz bei den Kunden nicht gegeben sei. Die rechtlichen Anforderungen, die zu hoch sind oder über die zu wenige Kenntnisse vorliegen waren für 42 bzw. 26 Prozent ein Hinderungsgrund der Einführung elektronischer Rechnungen. Auch die Unsicherheit, ob die Rechnungen vom Finanzamt anerkannt würden, hindern 24 Prozent der Unternehmen an deren Einsatz. Eine zu aufwändige Anpassung der Prozessabläufe, Sicherheitsbedenken bezüglich der herausgegebenen Daten und technische Integrationsprobleme sind weitere Hinderungsgründe.

Die Regierung, aber auch das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr, welches vom BMWi gefördert wird, versuchen nun, die Unternehmen genauer über die rechtlichen Bedingungen, Vor- und Nachteile der elektronischen Rechnungen zu informieren. Denn die Studie ergab, dass bei vielen Gründern, Unternehmern und Selbstständigen noch Wissenslücken bezüglich der Thematik bestehen.