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Einmalige vs. fortlaufende Rechnungsnummern

Rechnungen und deren richtiges Erstellen sind für Kleinunternehmer ein großes Thema. Die Hürden, die die Gesetze vorgeben sind hoch und umschiffen lassen sie sich oftmals nur sehr schwer. So sollen Rechnungen vollständige Anschriften von Empfängern und Absendern, genaue Leistungs- bzw. Lieferdaten, konkrete Bezeichnungen von Waren oder Leistungen, Einzel- und Gesamtpreise enthalten und nicht zuletzt braucht es auch noch eine einmalige Rechnungsnummer.

 

Genau an diesem Punkt wollen wir ansetzen, denn im Gesetz ist sehr wohl die Rede von der einzigartigen Rechnungsnummer. Viele Kleinunternehmer und leider auch deren Berater sind nach wie vor der Meinung, dass eine einmalige Rechnungsnummer gleichlautend ist mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer.

Wer also die Rechnung Nr. 1 erstellt, muss im folgenden die Rechnung Nr. 2 erstellen. Dabei ist das so vom Gesetz gar nicht vorgeschrieben. Der Fiskus akzeptiert jede einmalig vergebene Rechnungsnummer, unabhängig davon, ob diese in einem fortlaufenden Nummernkreis vergeben wird.

Fortlaufende Nummern oft gefürchtet

Gerade Gründer und Kleinunternehmer fürchten um ihr Ansehen bei Kunden, wenn sie fortlaufende Rechnungsnummern vergeben. Denn wenn nur wenige Rechnungen geschrieben werden, deutet dies ihrer Meinung nach auf eine schlechte Auftragslage hin.

Im Grunde genommen kann natürlich die Rechnungsnummer alleine darüber keinen Aufschluss geben, schließlich kann eine Rechnung auch über ein großes Projekt laufen, das mehrere Monate Zeit in Anspruch nahm.

Dennoch scheuen sich viele Kleinunternehmer und Gründer vor der Vergabe von fortlaufenden Rechnungsnummern. Sie können sich das Ganze natürlich auch sehr viel einfacher machen, denn die fortlaufenden Nummern sind nicht erforderlich.

Einmalige Rechnungsnummern mit Hilfe der Datumsangaben

So lassen sich einmalige Rechnungsnummern beispielsweise mit Hilfe der Datumsangabe sehr einfach und unkompliziert erstellen. An einem Beispiel verdeutlicht bedeutet dies: Es werden drei Rechnungen geschrieben, die alle auf den 05.04.2012 datiert sind. Weitere drei Rechnungen werden am 07.04.2012 erstellt. Die Rechnungsnummern könnten dann wie folgt aussehen:

  • 05-04-12-01
  • 05-04-12-02
  • 05-04-12-03
  • 07-04-12-01
  • 07-04-12-02
  • 07-04-12-03

Trotzdem vergleichsweise wenige Rechnungen geschrieben wurden, sehen die Kunden nicht, wie viele Rechnungen vom Unternehmen insgesamt erstellt werden. Sie können lediglich erkennen, dass sie die erste, zweite oder dritte Rechnung eines bestimmten Tages erhalten haben.

Nicht zu viele Sorgen machen

Allerdings ist die Sorge, dass Kunden sich die Rechnungsnummern so genau anschauen, in der Regel unbegründet. Zum Einen lässt die Zahl der gestellten Rechnungen keinerlei Rückschluss auf die eigene Auftragslage zu, zum Anderen durchlaufen die meisten Kundenbetriebe so viele Rechnungen, dass sie gar nicht darauf achten, welche Anzahl von Rechnungen bei fortlaufenden Rechnungsnummern gestellt werden.

Wer das Problem dennoch umgehen will, kann mit obigem Datumssystem eine interessante und leicht umzusetzende Alternative für sich entdecken.

One comment

  1. Hallo,

    danke für diese Hinweise! Ich selber habe mich aufgrund dieses Artikels für das Format Jahr-Kalenderwoche-Nummer entschieden. Da ich nur relativ wenige Aufträge im Jahr bearbeite, ist das meiner Meinung nach ein guter Kompromiss. Ansonsten glaube ich auch nicht, dass große Firmen überhaupt darauf achten – meistens sehen sowieso nur die Mitarbeiter in der Buchhaltung die Rechnung und die sind ja für einen selbst nicht „relevant“. 😉

    Danke und Grüße,
    Sebastian

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