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Was gehört in die Personalakte von Mitarbeitern?

PersonalakteDie Personalakte war schon so manches Mal Gegenstand diverser Gerichtsverhandlungen. Umso wichtiger für Arbeitgeber und solche, die es werden wollen, sich mit den rechtlichen Fallstricken auseinander zu setzen, die die Personalakte für Kleinunternehmer und Selbstständige bereit hält.

Was ist eine Personalakte?

Generell gilt, dass die Personalakte eine Sammlung personenbezogener Daten ist, die in direktem Zusammenhang mit der ausgeübten Tätigkeit stehen müssen. Dabei ist es wichtig, dass die Belange des Arbeitnehmers geschützt werden, wobei hier als wichtigster Grundsatz gilt, dass die Personalakte vor den Einblicken Dritter unter allen Umständen geschützt werden muss.

Allerdings ist die Personalakte gesetzlich nicht klar definiert, lediglich ein Urteil eines Bundesarbeitsgerichts lässt einen Rückschluss auf die Definition zu: Hierin heißt es, dass die Personalakte den beruflichen Werdegang des betreffenden Arbeitnehmers spiegelbildlich darstellen sollte. Eine Vorschrift, dass die Personalakte elektronisch oder in Papierform geführt werden muss, gibt es nicht. Ebenso wenig ist festgelegt, ob die Personalakte innerbetrieblich oder extern, etwa beim Steuerberater oder der Konzernverwaltung, geführt werden muss.

Was gehört alles in die Personalakte?

An dieser Frage scheitern viele Selbstständige. Denn aufgrund der scharfen Datenschutzbestimmungen ist es nicht immer ganz einfach zu entscheiden, welche Unterlagen jetzt konkret in die Personalakte gehören und welche draußen bleiben sollten.

Stark vereinfacht dargestellt, kann alles, was in Zusammenhang mit dem Mitarbeiter und seiner Tätigkeit im Unternehmen steht, auch in der Personalakte aufbewahrt werden. Dazu zählen unter anderem folgende Unterlagen:

  • Bewerbung mit Lebenslauf
  • Lichtbild
  • Zeugnissen und Co.
  • Fragebogen bei Einstellung
  • Arbeitsvertrag
  • Arbeitsanweisungen zur Durchführung der Tätigkeit
  • Führungs- und Leistungsbeurteilungen durch den Arbeitgeber
  • Abmahnungen
  • Zwischenzeugnisse
  • Zeugnisse über Fortbildungsmaßnahmen
  • Krankenscheine
  • Urlaubsanträge und Urlaubsbewilligungen
  • Kündigungsschreiben
  • Aufhebungsvertrag
  • Arbeitszeugnis zum Ende der Tätigkeit

Wer diese Unterlagen in der Personalakte aufbewahrt, kann davon ausgehen, dass er allen Anforderungen gerecht wird. Der Werdegang des Mitarbeiters kann daraus abgelesen werden, es sind aber keine Daten enthalten, die nicht im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.

Sensible Daten in der Personalakte

Aufgrund der Vielzahl auch hoch sensibler Daten aus der Personalakte müssen Selbstständige darauf achten, dass diese stets nur einem sehr kleinen Personenkreis zugänglich ist. Idealerweise kann die Personalakte ausschließlich von den für die Personalentscheidungen zuständigen Mitarbeitern eingesehen werden. Sollten die Löhne von einer anderen Abteilung berechnet werden, wofür die Personalakte benötigt wird, sollten die sensiblen Daten vorab entfernt werden. Überdies haben Mitarbeiter das Recht, bestimmte Inhalte aus der Personalakte entfernen zu lassen. Insbesondere bei erteilten Abmahnungen mussten sich in der Vergangenheit unzählige Gerichte mit der Frage befassen, wann und ob die Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden muss.

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