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Ordnungsgemäße Rechnung

Neue Vorschriften für die ordnungsgemäße Rechnung

Seit dem 30. Juni 2013 gelten die neuen Bestimmungen für die Rechnungsstellung gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz. Das Gesetz verpflichtet jeden Unternehmer und Freiberufler, eine Rechnung für eine Lieferung oder eine Leistung an ein anderes Unternehmen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft korrekt auszustellen. Eine Verpflichtung der Rechnungsstellung gegenüber einem privaten Empfänger besteht hingegen nicht; es sei denn, es handelt sich um eine Lieferung oder Leistung rund um das Haus oder den Garten jedweder Art. Dann ist der Unternehmer verpflichtet, eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen. Tut er dies nicht, droht ihm eine Geldbuße in Höhe von bis zu 5.000 Euro.

Allgemeine Pflichtangaben für ordnungsgemäße Rechnungen ab 150 Euro brutto

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers: Der Vor- und Zuname und die Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers müssen auf der Rechnung vollständig beschrieben und eindeutig für die Zustellung feststellbar sein.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer am Betriebssitz des leistenden Unternehmens gehört zur ordnungsgemäßen Ausstellung einer Rechnung. Eine gesonderte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird für ein im Ausland ansässiges Unternehmen erteilt. Bei einer Lieferung oder Leistung innerhalb der Europäischen Union muss zusätzlich die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers auf der Rechnung ausgewiesen sein.

Ausstellungsdatum für Lieferung oder sonstige Leistung: Das Rechnungsdatum und das Liefer- bzw. Leistungsdatum sind nach § 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 6 Umsatzsteuergesetz auf jeder Ausgangsrechnung auszuweisen. Für den Rechnungsempfänger ist der Zeitpunkt für den Abzug der Vorsteuer von Bedeutung. Für einen Unternehmer mit Sollbesteuerung und gleichsam für eine Steuerbehörde sowie ggf. für eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts im Monat von Bedeutung. Hier gilt das Zuflussprinzip zur Steuererhebung (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich).

Fortlaufende Rechnungsnummer: Die fortlaufende Rechnungsnummer kann aus der Vergabe einer Nummern- oder Buchstabenreihe oder aus der Kombination von beiden bestehen. Wichtig ist, dass jede Rechnungsnummer einmalig vergeben ist.

Menge, Art und Umfang von Lieferung und sonstiger Leistung: Die Menge, die Art und der Umfang der gelieferten Gegenstände oder erbrachten Leistungen müssen für den anzuwendenden Steuersatz genau bezeichnet werden. Bei der Lieferung eines neuen Fahrzeugs oder eines Gebrauchtwagens im innergemeinschaftlichen Verkehr ist darauf zu achten, dass auf der Rechnung eine Angabe über die Größe und die bisherige Nutzungsdauer enthalten ist.

Aufteilung der Entgeltbeträge nach Steuerart und Steuersatz: Auf einer Rechnung müssen die Entgeltbeträge von verschiedenen Steuerarten und Steuersätzen genau zugeordnet werden. Bei einer Vorleistung eines Rechnungsempfängers muss der Betrag für die Voraus- oder Anzahlung mit Zeitangabe auf der Rechnung erscheinen. Gleiches gilt für jede vereinbarte Minderung des Entgelts wie Rabatte, Boni oder Skonti.

Zusatzinformationen für ordnungsgemäße Rechnungen

Rechnungsstellung bei Kleinunternehmer: Kleinunternehmer können sich von der Umsatzbesteuerung befreien lassen. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz gilt für Selbstständige, die im ersten Wirtschaftsjahr voraussichtlich nicht mehr als 17.500 Euro brutto Umsatz und im Folgejahr nicht mehr als 50.000 Euro brutto Umsatz erzielen. In diesem Fall entfällt die Ausweispflicht für die Umsatzsteuer auf einer Rechnung. Ein Vorsteuerabzug bei Eingangsrechnungen ist im Gegenzug nicht möglich. Ein Hinweis zur Kleinunternehmerregelung auf einer Rechnung vermeidet Rückfragen seitens eines Rechnungsempfängers zum Umsatzsteuerausweis: „Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz.“

Kleinbetragsrechnungen unter 150 Euro brutto: Bei einer Kleinbetragsrechnung entfällt die Pflicht zur Angabe der Steuer- und Rechnungsnummer.

Aufbewahrungsfrist von Rechnungen: Die allgemeine Aufbewahrungspflicht für Eingangs- und Ausgangsrechnungen beträgt 10 Jahre. Jede Rechnung ist im Original aufzubewahren. Eine zusätzliche elektronische Speicherung der Originalrechnungen sichert die Nachweispflicht gegenüber Dritten im Verlustfall.

Anwendungserlass zum Umsatzsteuergesetz: Der aktuelle Anwendungserlass zum Umsatzsteuergesetz, Ziffer 14.5 bietet weitere Informationen zu „Pflichtangaben in der Rechnung“.

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