Bis zum 1. Juli 2011 unterlag die elektronische Rechnung strengen Bestimmungen, denn bis dahin musste die Echtheit ihrer Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts besonders nachgewiesen werden. Dies geschah auf der Grundlage des Signaturgesetzes mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder zusätzlich mit einer Anbieter-Akkreditierung.
Diese aufwändigen Verfahren dürfen auch weiterhin verwendet werden, doch seit dem 1. Juli 2011 geht es auch einfacher. Erforderlich sind nach wie vor eine den rechtlichen Bestimmungen genügende Rechnung sowie die Zustimmung des Empfängers, der sich mit dem Empfang einer elektronischen Rechnung einverstanden erklären muss.
Die Übermittlung elektronischer Rechnungen
Elektronische Rechnungen können auf unterschiedlichen Wegen an den Empfänger übermittelt werden. Am häufigsten wird die elektronische Rechnung per E-Mail verschickt mit einer angehängten PDF- oder Textdatei. Möglich ist auch eine Übermittlung über ein Computer-Fax oder über einen Fax-Server sowie per Web-Download, via De-Mail oder E-Postbrief.
Die De-Mail basiert auf dem De-Mail-Gesetz und ist ein technisch getrenntes Kommunikationsmittel, das insbesondere für sichere und vertrauliche Kommunikation verwendet und von De-Mail-Providern sowie Anbietern und privatwirtschaftlichen Unternehmen betrieben wird. Über den E-Postbrief werden Nachrichten mittels eines SSL-verschlüsselten Webportals als Online-Brief zuverlässig und vertraulich elektronisch übermittelt.
Nachweispflicht gegenüber Geschäftspartnern und Kunden
Wer seine Rechnungen elektronisch versendet, muss mit den Geschäftspartnern und Kunden eine entsprechende Vereinbarung treffen, da der Versand der elektronischen Rechnung der Zustimmung des Empfängers bedarf. Denn die Zusendung der elektronischen Rechnung hat auch praktische Erwägungen hinsichtlich der Lesbarkeit sowie der Archivierung der elektronischen Belege. Dafür stehen zwei Varianten zur Verfügung.
- Möglich ist eine inhaltliche Änderung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), in denen schriftlich festgehalten wird, dass der Kunde mit Abschluss des Vertrages eine elektronische Rechnung erhält.
- Sofern der Versand von elektronischen Rechnungen nicht in den AGB´s festgelegt wird ist es sinnvoll, die Zustimmung des Kunden oder Geschäftspartners schriftlich einzuholen.
Die Aufbewahrungspflicht bei elektronischen Rechnungen
Was tatsächlich vielen Unternehmen nicht bewusst ist, auch elektronische Rechnungen müssen zwingend elektronisch abgelegt werden, was auch für die E-Mails mit Rechnungsanhang gilt. Die Aufbewahrungsdauer beträgt insgesamt zehn Jahre, und die Aufbewahrung an sich muss bereits bekannten Grundsätzen folgen, nämlich der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, der Prüfbarkeit digitaler Belege sowie dem Datenzugriff.
Elektronisches Verfahren
Hinsichtlich der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen schreibt der Gesetzgeber das Dateiformat sowie das Speichermedium vor. So müssen elektronische Rechnungen im selben Format aufbewahrt werden, in dem sie dem Empfänger zugegangen sind. Außerdem müssen sie jederzeit lesbar und auswertbar sein.
Auch das Aufbewahrungsmedium kann nicht frei gewählt werden. Es reicht nicht aus, elektronische Rechnungen auszudrucken und in Papierform zu archivieren, was zwingend in elektronischer Form geschehen muss und zwar auf einem Datenträger, der eine Änderung nicht ermöglicht. Das gilt auch für die E-Mail mit angehängter elektronischer Rechnung, die beide als Nachweis auf dem Datenträger gespeichert werden müssen.
Die elektronische Rechnung und ihre Vorteile
Das Steuererleichterungsgesetz aus dem Jahr 2011 hat den Umgang mit elektronischen Rechnungen wesentlich vereinfacht, wodurch im Geschäftsalltag Zeit und Geld gespart werden. Das liegt daran, dass das zeitaufwändige Ausdrucken, Kuvertieren und Frankieren von Papierrechnungen entfällt ebenso wie die zeitintensive Zustellung der Papierdokumente.
Das setzt sich in der Buchhaltung fort, wo die Ablage der Papierrechnungen entbehrlich wird, was gleichermaßen für die Archivierungsfläche gilt. Auch der Überblick und der Zugriff auf elektronisch archivierte Rechnungen gestalten sich effektiver und zeitsparender.
Nach wie vor ist eine ordentliche Rechnung erforderlich, die Voraussetzung ist für den Vorsteuerabzug. Der ist nur möglich, wenn die Echtheit der Herkunft der elektronischen Rechnung nachgewiesen ist, wenn der Inhalt der Rechnung unversehrt und sie lesbar ist und wenn sämtliche gesetzlichen Voraussetzungen für eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn erfüllt sind. Eine elektronische Rechnung wird gebucht wie eine Papierrechnung, für die gleichermaßen die Regelungen zum Datenzugriff sowie zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die für ordnungsmäßige DV-gestützte Buchhaltungssysteme (GoBS) gelten.