Umso wichtiger ist es, sich einen Plan zu machen. Natürlich ist die Planung eines jeden einzelnen Arbeitstages oder jeder Aufgabe nicht Jedermanns Sache, doch hilft diese durchaus weiter, wenn es darum geht, entspannter die alltäglichen Aufgaben zu erledigen.
Die grundlegenden Regeln dabei sind:
- Prioritäten setzen: Was ist wichtig und muss zuerst erledigt werden?
- Langfristig planen: Schon jetzt für die kommende oder übernächste Woche planen. Puffer einplanen: Oft verschätzt man sich dabei, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nimmt. Besser ist es deshalb, zeitliche Puffer von 20 bis 30 Prozent einzuplanen. Zudem sollten nur ca. 60 Prozent der täglichen Arbeitszeit verplant werden. So kommt auch bei unvorhergesehenen Aufgaben kein Stress auf.
- Geplante Aufgaben verteidigen: Wichtig ist zudem, dass die einmal geplanten Aufgaben verteidigt werden. Am besten tut man so, als sei man außer Haus unterwegs. Dann läuft man nicht Gefahr, immer noch mehr Aufgaben anzunehmen.
Die eigenen Zeitdiebe entlarven
Wichtig ist auch, dass die Zeitfresser, die jeden Tag auftreten, entlarvt werden. Anders lassen sie sich nicht bekämpfen. Häufige Zeitfresser sind dabei beispielsweise:
- zu genaues Arbeiten
- häufige Störungen durch unangemeldete Besucher
- zu wenig delegierte Aufgaben
- eine unordentliche Ablage
- ein überfüllter Schreibtisch
- häufige Störungen durch das Telefon
- fehlende Prioritäten
- viele Aufgaben, die zur gleichen Zeit erledigt werden müssen
- ungeplante Besprechungen
- häufige Störungen durch E-Mails nicht Nein sagen können (wie eine Umfrage bestätigt)
Wer erst einmal herausgefunden hat, wo seine eigenen Zeitfresser liegen, kann ihnen begegnen. Sind es vor allem die ständigen E-Mail-Eingänge, die als störend empfunden werden, hilft es, das E-Mail-Programm auszuschalten. Bei störenden Besuchern und Telefonanrufen, kann das Telefon auf einen Mitarbeiter umgestellt werden. Dieser sollte den Gründer auch vor unangekündigten Besuchern abschirmen.
Wer dagegen unzählige Aufgaben gleichzeitig erledigen will, der muss unbedingt Prioritäten setzen und sich den Satz „Immer schön eines nach dem anderen“ als Motto immer wieder vorsagen.
Für viele Gründer ist es normal: Der Schreibtisch ist überfüllt, die Farbe der Platte aufgrund der unzähligen Unterlagen kaum noch zu sehen. Genau dieser überfüllte Schreibtisch ist aber in vielen Fällen eine echte Motivationsbremse. Wer sich angewöhnt, nach dem Leertischler-Prinzip zu arbeiten, wird sich selbst ganz anders motivieren können. Ideal geeignet sind beispielsweise Hängeregistraturen. In diesen können aktuelle Vorgänge weggehängt werden. Bewährt hat sich ein System mit Hängeregistratur-Mappen für jeden Monat des Jahres, wo langfristige Projekte einsortiert werden. Zusätzlich gibt es Mappen für die einzelnen Tage, in denen die hier zu erledigenden Aufgaben zu finden sind.
Außerdem gibt es für jeden Ordner eine Mappe, so dass die Vorablage besonders gut funktioniert und die eigentliche Ablage schneller erledigt werden kann. Für Kunden gibt es weitere Mappen und für Dinge, bei denen man auf Antwort wartet, ebenfalls. Des Weiteren ist eine private Mappe mit alphabetischem Index sinnvoll: In dieser können so profane Dinge, wie die Speisekarte vom Pizza-Service oder der Busfahrplan abgelegt werden.
Wer dieses System nutzt und konsequent alle Unterlagen in die Mappen einsortiert, hat gute Chancen, demnächst effizienter zu arbeiten. Die Motivation, die ein leerer Schreibtisch auf die meisten Menschen ausübt, ist dabei bemerkenswert.
