Endet ein Arbeitsverhältnis, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Zusätzlich zu den allgemeinen Informationen über den Arbeitnehmer und zum Arbeitsverhältnis enthält das Arbeitszeugnis Informationen zur Leistung und zum Verhalten des Mitarbeiters. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu erstellen ist zeitaufwendig, da alle im Arbeitszeugnis enthaltenen Formulierungen rechtlich und inhaltlich absolut korrekt sein müssen.
Arbeitszeugnis erstellen – welche Arten gibt es
Es wird zwischen drei Zeugnisformen unterschieden:
- das einfache Arbeitszeugnis
- das qualifizierte Arbeitszeugnis
- das Zwischenzeugnis
Einfache Arbeitszeugnisse zu erstellen ist mit dem geringsten Aufwand verbunden. Es enthält nur die persönlichen Daten zum Arbeitnehmer, eine Beschreibung der Tätigkeit und die Dauer des Arbeitsverhältnisses. Aufwendiger ist es, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu schreiben. Zusätzlich zu den persönlichen Daten und der ausführlichen Tätigkeitsbeschreibung enthält das qualifizierte Arbeitszeugnis eine ausführliche Arbeitsbewertung in Form einer Leistungs- und Verhaltensbeurteilung. Viele Mitarbeiter bitten um ein Zwischenzeugnis. Beim Zwischenzeugnis handelt es sich um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, das bereits während der Dauer eines Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt wird. Für viele Mitarbeiter ist das Zwischenzeugnis rein informell, da sie lediglich ihre Leistung bewertet haben möchten; andere wiederum sind in diesem Fall auf der Suche nach einer neuen Herausforderung.
Wichtige Formalien beim Arbeitszeugnis erstellen
Die Erstellung eines Arbeitszeugnisses bedeutet, auf vorgegebene Formalien Rücksicht zu nehmen. Grundsätzlich muss ein Arbeitszeugnis immer gut sein und der Wahrheit entsprechen. Fällt die Bewertung schlechter aus, muss der Arbeitgeber dies entsprechend begründen.
- Im Arbeitszeugnis müssen alle Personenangaben wie Name, Geburtsdatum und die genaue Beschreibung der Tätigkeit sowie die Tätigkeitsdauer enthalten sein.
- Ein Arbeitszeugnis muss auf Papier ausgedruckt sein. Es darf weder mit der Hand geschrieben noch per Email übermittelt werden.
- Beim Arbeitszeugnis erstellen muss die Individualität gewahrt werden. Es darf nicht von einem anderen Zeugnis abgeschrieben werden. Andernfalls hat der Arbeitnehmer das Recht, ein neues Zeugnis zu verlangen.
- Der Kündigungsgrund darf beim Arbeitszeugnis erstellen nur nach ausdrücklicher Zustimmung des Mitarbeiters genannt werden.
- Jedes gute Arbeitszeugnis endet mit einem Schlusssatz. In diesem bedankt sich der Arbeitgeber und wünscht dem Arbeitnehmer Erfolg für die Zukunft. Da der Schlusssatz optional ist, darf darauf verzichtet werden.
- Ohne Unterschrift ist das Arbeitszeugnis ungültig. Die Unterschrift leistet im Normalfall der Personalverantwortliche. Bei Vorständen wird das Arbeitszeugnis vom Aufsichtsrat-Vorsitzenden und bei Geschäftsführern vom Gesellschafter oder dessen Vertreter unterschrieben.
Beim Arbeitszeugnis erstellen muss dringend auf die Formulierungen der Bewertungen geachtet werden. Ein Arbeitnehmer hat das Recht, ein schlechtes Arbeitszeugnis zurückzuweisen. Dies gilt ebenfalls für Formulierungen, die missverständlich sind oder einen Widerspruch enthalten. Da ein Zeugnis auch wegen Rechtschreibfehlern zurückgewiesen werden kann, muss beim Arbeitszeugnis erstellen unbedingt auf eine korrekte Grammatik und Rechtschreibung geachtet werden.
Formulierung der Leistungs- und Verhaltensbewertung beim Arbeitszeugnis erstellen
Während es eher unkompliziert ist, ein einfaches Arbeitszeugnis zu erstellen, muss beim qualifizierten Arbeitszeugnis sehr auf die Formulierung der Leistungs- und Verhaltensbeurteilung geachtet werden. Gerne verwenden Unternehmen im letzten Teil der Leistungs- und Verhaltensbeschreibung spezielle Codes, die einstweilen allgemein bekannt sind. Diese Formulierungen beschreiben die erbrachte Leistung oder das Verhalten im Unternehmen in einem Satz. Dabei muss beim Arbeitszeugnis erstellen jedoch darauf geachtet werden, dass sich keine Widersprüche ergeben.
Beispiel:
Die Arbeit von Herrn Mustermann zeichnet sich durch absolute Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit aus. Er fand in schwierigsten Situationen effiziente Lösungen und leitete eine große Anzahl wichtiger Projekte mit großem Erfolg für das Unternehmen.
Herr Mustermann hat alle ihm übertragenen Arbeiten zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.
In diesem Fall liegt der Widerspruch in der als hervorragend bezeichneten Leistung, die jedoch in der Zusammenfassung seiner Leistung mit der Aussage „zur vollen Zufriedenheit“ nur gut und nicht sehr gut bewertet wird.
Gebräuchliche Formulierungen als versteckte Bewertung
Die bekanntesten Formulierungen in der zusammenfassenden Arbeitsbewertung präsentieren die Noten 1 bis 6.
- stets zur vollsten Zufriedenheit (Note 1)
- zur vollsten oder stets zur vollen Zufriedenheit (Note 2)
- zur vollen Zufriedenheit (Note 3)
- zur Zufriedenheit (Note 4)
- im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit (Note 5)
- hat sich bemüht (Note 6)
Zusätzlich gibt es eine Vielzahl sogenannter Phrasen, die beim Arbeitszeugnis erstellen Anwendung finden.
- Ein gutes Einfühlungsvermögen für die Belange der Belegschaft weist auf übermäßiges Flirten hin.
- Endet das Zeugnis mit Wünschen für die Gesundheit, ist dies ein Hinweis auf zahlreiche Krankentage.
- Erledigt ein Arbeitnehmer alle Aufgaben in seinem und dem Interesse des Unternehmens, beging er Diebstahl.
- Verfügte der Mitarbeiter über Fachwissen und gesundes Selbstvertrauen, versuchte er, mangelndes Fachwissen durch große Sprüche zu kaschieren.
Dies ist nur ein kleiner Auszug aus den möglichen Botschaften, die beim Arbeitszeugnis erstellen an Personalverantwortliche anderer Unternehmen unauffällig übermittelt werden können.