Abhängig von der Größe des Unternehmens wird die Arbeitszeiterfassung von den Mitarbeitern als praktisches Tool zur fairen Vergütung der geleisteten Stunden gesehen. Vor allem in kleineren Betrieben empfinden viele Mitarbeiter die Einführung der Arbeitszeitfassung als unnötige Kontrolle. Trotzdem ist sie ein wichtiges Instrument, das die Entgeltverrechnung erleichtert und eine faire Verbuchung der geleisteten Arbeitszeit gewährleistet.
Vor- und Nachteile der Arbeitszeiterfassung
Wird die Arbeitszeiterfassung in einem Unternehmen neu eingeführt, weckt dies bei vielen Mitarbeitern Unsicherheiten und Ängste vor zu viel Kontrolle und Überwachung. Diese Situation kann bis zur Verschlechterung des allgemeinen Betriebsklimas führen. Aus diesem Grund ist bereits im Vorfeld ein offenes und Vertrauen förderndes Gespräch mit den Mitarbeitern ein wichtiger Teil der Realisierungsphase. Wichtig ist, dass der Arbeitgeber durch entsprechende Argumente die zahlreichen Vorteile der Arbeitszeiterfassung glaubwürdig präsentiert.
Vorteile für das Unternehmen:
- Ankunfts- und Gehen-Zeiten werden genau erfasst. Dadurch ist eine Kontrolle der Gesamtarbeitszeit und Sollarbeitszeit zuverlässig möglich.
- Die Arbeitszeiterfassung ermöglicht die Flexibilisierung der Arbeitszeit.
- Fehlzeiten und Überstunden werden unkompliziert ermittelt.
- Übersichtliche Auswertung verbrauchter Urlaubstage und von Krankheitstagen.
- Zeitaufwendige manuelle Eingaben und sogenannte Zettelwirtschaft gehören der Vergangenheit an.
Vorteile für den Mitarbeiter:
- Faire Abrechnung der geleisteten Arbeitszeit für alle Beteiligten (keine verschenkten Minuten mehr, die sich im Laufe eines Monats oft auf mehrere Stunden summieren).
- Zuverlässige Übersicht der verbrauchten und noch offenen Urlaubstage
- Mitarbeiter erhalten ein Zeit-Guthaben-Konto
- Fairness zwischen den Mitarbeitern – engagierte Mitarbeiter werden besser gestellt
Die Verrechnung von Mehrarbeitszeiten und Überstunden (Gutschrift auf Zeitkonto oder Auszahlung) wird noch vor Einführung der Arbeitszeiterfassung vertraglich geregelt, falls dies bisher nicht detailliert erfolgte.
Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung
Es gibt unterschiedliche Wege der Arbeitszeiterfassung. Für welches System sich ein Unternehmen entscheidet, hängt vor allem von der Unternehmensgröße ab. Vor allem kleine Unternehmen geben sich oft mit einfachen, jedoch nicht sehr zuverlässigen, Lösungen zufrieden, um die Kosten für die Arbeitszeiterfassung so gering wie möglich zu halten.
- Arbeitszeiterfassung mittels Excel-Vorlage: Bei diesem Erfassungsmodell existiert eine Excel-Vorlage, in die die Mitarbeiter ihre Ankunfts- und Gehen-Zeiten eintragen. Diese manuelle Art der Eingabe setzt großes Vertrauen in die Mitarbeiter, da der Mitarbeiter die eingegebenen Daten problemlos zu seinem Vorteil manipulieren kann. Ein weiterer Nachteil ist das eventuell mögliche Überschreiben von Daten und die daraus resultierende geringe Sicherheit.
- Elektronische Zeiterfassung: Die elektronische Arbeitszeiterfassung ist vor allem in der Realisierungsphase mit hohen Kosten verbunden. Befindet sich das System in Betrieb, arbeitet es zuverlässig und äußerst effizient. Mit geringem Aufwand liefert die elektronische Zeiterfassung eine Vielzahl wichtiger Auswertungen.
- Mobile Zeiterfassung: Mit der mobilen Zeiterfassung ist auch für Mitarbeiter, die bevorzugt außerhalb des Unternehmensstandortes tätig sind, eine effiziente und faire Arbeitszeiterfassung gewährleistet. Die mobile Arbeitszeiterfassung arbeitet über Endgeräte wie spezielle Hardware, Smartphones, PDAs oder Barcodescanner. Durch diese Übertragung entfällt die aufwendige manuelle Eingabe der Daten.
Fairness und Entfall des bürokratischen Aufwands
Bei einer automatisierten Arbeitszeiterfassung wird der bürokratische Aufwand beinahe auf Null gesetzt. Vor allem dann, wenn die Zeiterfassungssysteme kombiniert werden, wie es bei Unternehmen mit Mitarbeitern im Innen- und Außendienst der optimale Fall ist. Die höheren Investitionskosten amortisieren sich mittelfristig, da durch die Arbeitszeiterfassung durch manuelle Tätigkeiten gebundene Arbeitskraft frei wird. Gleichzeitig bildet vor allem die elektronische Zeitwirtschaft mit elektronischer Arbeitszeiterfassung ein wertvolles Analysetool für die Personalplanung und Konzeptionierung von Maßnahmen im Rahmen der Personalwirtschaft. Für den Mitarbeiter ist die Arbeitszeiterfassung fair und vorteilhaft. Vor allem engagierte Arbeitnehmer, die über die Sollarbeitszeit hinaus begonnene Tätigkeiten abschließen und den Bleistift nicht pünktlich fallen lassen, profitieren durch die genaue Erfassung der Arbeitszeit. Dies wirkt vor allem auf diesen Mitarbeitertyp motivierend, da er nun durch seine Leistungsbereitschaft in Form von zusätzlicher Freizeit belohnt wird.
Die Arbeitszeiterfassung und das Arbeitsrecht
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nicht zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG ist er jedoch zur Erfassung der geleisteten Mehrarbeit durch den Mitarbeiter verpflichtet. Alternativ hat er die Möglichkeit, die Dokumentation der Mehrarbeit auf den Mitarbeiter zu übertragen. Eine weitere Anforderung, die für die Einführung einer Arbeitszeiterfassung spricht, ist die jederzeit mögliche Überprüfbarkeit der durchschnittlichen Arbeitszeit der Mitarbeiter. Diese darf im Halbjahres-Durchschnitt 48 Wochenstunden nicht übersteigen. Aus diese Verpflichtung resultiert im optimalen Fall die Einführung der Arbeitszeiterfassung.