Bei der Gestaltung sowie beim Umgang mit Visitenkarten wird nicht selten der Grundstein für gute und ertragsreiche Geschäftskontakte gelegt – oder eben die Chance dazu verspielt. Wir zeigen, welche 10 typischen Fehler man unbedingt vermeiden sollte.
1. Wahllos verteilen
Messen, Kongresse und Empfänge sind klassische Gelegenheiten, bei denen man die Chance auf neue Kontakte hat. Doch nur weil man sich gerade in einer Gruppe von Menschen zusammengefunden hat, zückt man nicht sofort seine Visitenkarten. Sich zu einer Gruppe gesellen und direkt die Karten zu verteilen ist grob unhöflich. Das reihum Verteilen der Karten ist nur bei arrangierten Treffen üblich.
Bei spontan entstandenen Konversationen werden die Visitenkarten in der Regel gegen Ende des (Fach-)Gesprächs ausgetauscht.Außerdem gehören Visitenkarten fast ausschließlich zur Geschäftswelt. Bei privaten Kontakten gilt es als übertrieben, die Visitenkarte zu verteilen, mit der Ausnahme, das Gespräch entwickelt sich in Richtung Geschäft oder man wird direkt danach gefragt.
2. Schlechter Zustand
„Gammel-Gerüst vor dem Auswärtigen Amt: Keine gute Visitenkarte für die Bundesrepublik Deutschland.“Weil die Visitenkarte eine so bedeutende repräsentative Funktion innehat, ist sie, wie in der zitierten Schlagzeile, zum geflügelten Wort mutiert.
Die Visitenkarte erlaubt also in Form und Gestaltung direkte Rückschlüsse auf den Inhaber und sollte daher stets als Aushängeschild betrachtet werden, dass in tadellosem Zustand sein muss. Knicke, Risse, Flecken sowie Abnutzungserscheinungen durch unachtsame Aufbewahrung disqualifizieren den Karteninhaber sowohl fachlich als auch persönlich. Zudem: Nur bei Visitenkarten in makellosem Zustand wird der Inhalt bestmöglich wahrgenommen.
3. Veraltete Angaben
Haben sich beispielsweise Adresse, Telefonnummer oder andere Angaben geändert, sollte eine aktualisierte Version erstellt werden. Insbesondere gilt dies für die Position des Karteninhabers in einem Unternehmen. Auf keinen Fall sollten die fehlerhaften Angaben als Massenproduktion per Hand korrigiert werden! Wenn es sich einmal nicht vermeiden lässt, sollte eine Korrektur nur vor den Augen des Empfängers im Moment des Überreichens erfolgen.
4. Auf fremde Karten schreiben
Die Grundregel beim Entgegennehmen von Visitenkarten lautet: Behandeln Sie diese so, wie Sie ein Geschenk behandeln würden. Ein Geschenk, gewollt oder ungewollt, wird nicht achtlos beiseite gestellt, nicht direkt weggeworfen oder in irgendeiner Weise verunstaltet. Als großer Fauxpas gilt es daher, sich vor den Augen des Karteninhabers Notizen auf dessen Visitenkarte zu machen.
Um mit erhaltenen Visitenkarten effektives Networking zu betreiben, sind kleine Anmerkungen natürlich sinnvoll, um sich später an Details des Kontakts zu erinnern. Dies sollte aber immer diskret im Nachgang erfolgen – notfalls auf der Messetoilette, falls die Akquise geeigneter Geschäftspartner besonders erfolgreich war und die Zahl der neuen Visitenkarten groß ist.
5. Keine Übersetzung anbieten
Jeder der international tätig ist, sollte die Rückseite der Visitenkarte in eine Sprache übersetzen (lassen), die im Zielland gesprochen oder zumindest verstanden wird. In den meisten Fällen wird eine englische Variante ausreichen, um auch international mit seinen Visitenkarten zu punkten.
Natürlich wird es darüber hinaus sehr gern gesehen, wenn der Empfänger alle Informationen in seiner Muttersprache lesen kann. Dabei gilt: Übersetzungen müssen 100% korrekt sein. Eine professionelle Übersetzungshilfe zahlt sich in jedem Fall aus.
6. Auffallen um jeden Preis
Ein Scheidungsanwalt mit zerreisbarer Visitenkarte, ein Radiomoderator mit der Visitenkarte in Form eines altmodischen Mikrofons oder Visitenkarten aus Holz für den Zimmermannsbetrieb. All diese Formen sorgen für echte Hingucker und bleiben dadurch auch besser im Gedächtnis.
Doch solche Design- und Formexperimente können auch nach hinten losgehen. Einerseits stellt sich die Frage, ob es dem besagten Anwalt zu neuen Mandanten verhilft, die meist als schmerzhaft wahrgenommen Trennungen scherzhaft aufzugreifen. Es ist vorstellbar, dass potenzielle Mandanten eher auf seriösere Angebote ausweichen, denn für Rechtsfragen benötigt man keinen Hobby-Designer, sondern einen Profi-Juristen.
Natürlich darf dieser Humor haben, aber Seriosität bzw. Professionalität sind und bleiben Trumpf. Andererseits können Formexperimente dazu führen, dass sich die Visitenkarte schlichtweg nicht handhaben lässt: was nicht ins Etui passt (zu breit, zu dick, …) wird schneller aussortiert.
7. Visitenkarten verramschen
Das einzige, was noch besser ist, als ein guter Geschäftskontakt, sind viele gute Geschäftskontakte. Dies sollte aber nicht dazu verleiten, die eigene Visitenkarte ähnlich wie Flyer oder Gratisproben einfach überall auszulegen, in der Hoffnung, sich dadurch bekannter zu machen und als Geschäftspartner zu empfehlen. Einen Namen macht man sich dadurch höchstens als Wichtigtuer oder als jemand, dessen Visitenkarten bei der erstbesten Gelegenheit entsorgt werden.
Visitenkarten sollten immer persönlich übergeben werden. Schließlich verliert eine Sache auch an Wert und Exklusivität, wenn sie in großer Zahl und quasi für jeden verfügbar ist. Eine Ausnahme ist das Hinterlegen der Visitenkarte bei Assistenten, im Sekretariat oder am Empfang, wenn die Person, die man treffen wollte, nicht im Haus ist. Im Übrigen wurden die allerersten Visitenkarten verwendet, wenn Besucher am Hofe des Regenten eine Nachricht an den Hausherren hinterlassen wollten.
8. Keine Visitenkarte haben
Sicher gibt es Selbstständige, Unternehmer und andere Geschäftsleute, die auch ohne Visitenkarte erfolgreich sind. Doch spätestens, wenn man ein drittes Mal beim Austausch der Visitenkarten mit leeren Händen dastand, sind eigene Visitenkarten eine Überlegung wert. Wer keine hat, kann in manchen Geschäftskreisen sogleich als weniger wichtig eingestuft werden.
Während der Einsatz von Visitenkarten in Deutschland auch von der Hierarchieebene anhängig ist, ist es beispielsweise in Japan absolut undenkbar, in irgendeiner Art von geschäftlichem Anliegen ohne Visitenkarte unterwegs zu sein. Ist es hierzulande eher eine Frage des professionellen Eindrucks, wird das Fehlen von Visitenkarten in anderen Ländern teilweise als grob unhöflich empfunden.
9. Design vor Lesbarkeit stellen
Natürlich werden Visitenkarten auch immer wieder als Statussymbol behandelt. Das Wetteifern um den noch edleren Look kann jedoch im Bereich der Mikrotypografie zu schlicht unleserlichen Visitenkarten führen. Schriftgröße 8 ist für die meisten Schriftarten gerade noch gut lesbar und daher eine gute Orientierung nach unten.
Machen Sie es Ihrem Gegenüber so leicht wie möglich, alle Informationen zu erfassen. Bleiben Sie möglichst bei einer, maximal zwei Schriftarten. Die wichtigste Information, der Name, kann hervorgehoben werden durch die Schriftgröße, Fettdruck oder Sperrung (Vergrößerung der Abstände zwischen den Buchstaben).
10. Layout überfrachten
Eine Visitenkarte ist in erster Linie ein Gebrauchsgegenstand zum Austausch der Kontaktdaten. Auf 8,5 × 5,5 cm ist es weder möglich, noch nötig, jede erdenkliche Information unterzubringen. Das heißt zum einen, dass nur die wichtigsten Angaben aufgeführt werden und Selbsterklärendes weggelassen wird.
Beispiel: Es ist üblich die E-Mailadresse aufzuführen, diese muss jedoch nicht extra durch „E-Mail: … “ gekennzeichnet werden. Zum anderen sollten nur aussagekräftige Informationen den Weg auf die Visitenkarte finden. Vor allem für Selbstständige ist es vorteilhaft, wenn der wertvolle Platz nicht für nichtssagende Claims wie „Ich bringe Sie voran!“ oder dergleichen verschwendet wird.
Nach Möglichkeit sollte eher auf das konkrete Fachgebiet oder bestimmte Dienstleistungen verwiesen werden, so dass der Empfänger weiß, in welchen Fragen er den Karteninhaber kontaktieren oder beauftragen kann.
Dieser Beitrag entstand in Kooperation mit flyerpilot.de