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Zeitmanagement wird unterschätzt

ZeitmanagementIn der Selbstständigkeit ist Zeit, neben dem Geld, eines der wichtigsten Faktoren. Auch mir erging es Anfangs so, dass ich die Zeit nur wenig berücksichtigte. Immer wieder kam es zu Terminverschiebungen und sogar zu Stornierungen, weil die Termine nicht eingehalten wurden. Der Fehler, den ich dort beging, war schlicht und ergreifend, dass ich nie die Zeit plante. Heute ist es etwas anders und ich habe, wie fast immer, aus meinen Fehlern gelernt. Mit dem richtigem Zeitmanagement kommt man schneller dorthin, wo man hin möchte und man sieht seine Planung jeden Tag.

Zeit ist kostbar

Dass die Zeit, als Selbstständiger, sehr kostbar ist, dürfte euch bekannt sein. Aber wie schaut ein durchdachtes Zeitmanagement aus? Da ich selber die negativen Erfahrungen machen musste, habe ich mich intensiv mit dem Zeitmanagement auseinander gesetzt. Erst einmal möchte ich mit einem Zitat anfangen, welches sich aus den vielen Büchern, die ich zum Thema Zeitmanagement gelesen habe, eingeprägt hat.

Die Zeit ist wie der Wind: richtig genutzt, bringt Sie uns an jedes Ziel. (Lothar J. Seiwert)

Ziele klar definieren

Das Zeitmanagement und die Zieldefinition sind nicht so weit auseinander wie viele bestimmt denken. Gerade bei einer Zieleplanung ist es wichtig, die Zeit festzulegen, wann diese Ziel erreicht werden sollen. Aber nicht nur das WANN, sondern auch das WIE wird dabei festgehalten. Als Beispiel:

Bis zum 30.03.2010 habe ich 20 Artikel für selbststaendig-machen.net veröffentlicht. Dafür nehme ich mir pro Werktag (Mo.-Fr.) jeweils 30 Minuten Zeit. Im Klartext sind das genau 2,5 Stunden pro Woche, die ich für das Ziel benötige.

So in etwas könnte eine Zeit-Ziel-Planung ausschauen. Natürlich ist es auf jeden anderen Bereich übertragbar. Was alles geschehen muss, dass ich diese 20 Artikel auch fertigstelle schreibe ich meistens darunter.

Aufschreiben und danach arbeiten

Ein weiterer Punkt ist das schriftliche Festhalten der Zeit-Ziel-Planung. Anfangs sollte es unbedingt handschriftlich erledigt werden. Wenn man sich daran gewöhnt hat, kann es auch am PC getan werden. Man sollte sich dann aber auch an diese Planung halten, sonst könnt ihr euch die Zeit sparen. Wer jedoch selber ein Zeitmanagement anlegt, wird mehr Zeit sparen, als der, der ohne eine Planung arbeitet. Ich wollte es auch nie glauben, bis ich es einmal angefangen habe.

Komisch ist ein Anfang immer: “Warum soll ich das aufschreiben, was ich erledigen möchte bzw. muss?”

Wenn ihr euch etwas aufschreibt, merkt ihr es euch besser und außerdem ist es selbstmotivierend, wenn man es vor sich liegen, hängen oder sonst wie befestigt hat. Tragt in eurer Tagesplanung zum Beispiel ein, wann ihr telefonieren, Rechnungen schreiben, den neuen Zeitplan für die kommende Woche, erledigen wollt.

Verplane nicht die ganze Zeit

Spätestens wenn der Tag vorüber ist und noch nicht alles abgearbeitet wurde, fragt ihr euch, ob euer Zeitmanagement richtig gestaltet wurde. Die ersten Tage erging es mir ebenso. Ich habe aber eine gute Mischung gefunden, mit der ich sehr gut klarkomme. Ihr werdet es in nächster Zeit öfter von mir hören. Meine 60/20/20 Regel. Diese Regel verwende ich in vielen Bereichen meiner Selbstständigkeit und auch hin und wieder im privaten Bereich.

Im Zeitmanagement stellt sich die Regel so dar:

60 Prozent der Zeit wird für die wichtigsten und dringendsten Arbeiten eingeplant. Weitere 20 Prozent fallen für Eventualitäten ab. Diesen Zeitpuffer behalte ich mir jeden Tag zurück, falls etwas anfällt, was unbedingt erledigt werden muss, aber bei der Tagesplanung noch nicht aktuell war. Und zu guter Letzt, meine 20 Prozent Ruhepause bzw. private Gespräche, einfach Zeit für mich und mein Umfeld.