E-Mails sind aus dem heutigen Berufsalltag nicht mehr wegzudenken. Gerade Kleinunternehmer erkennen sie aber immer häufiger als Zeitfresser, denn als sinnvolles, weil schnelles Mittel zur Kommunikation. Damit E-Mails aber das bleiben, was sie ursprünglich sein wollten und nicht zu echten Zeitfressern werden, gibt es einige bekannte Praxistipps.
E-Mails Zeitfresser oder Kommunikationsmittel
Die klassischen Mail-Zeiten
Viele Freiberufler und Kleinunternehmer lassen das E-Mail-Programm von morgens bis abends laufen. Automatisch ruft es alle paar Minuten neue eingehende E-Mails ab. Und genau diese werden sofort angesehen, beantwortet oder bearbeitet.
Während das für den Gründer, der gerade die ersten Kundenbeziehungen aufbaut, noch absolut in Ordnung ist, entwickelt sich diese E-Mail-Sofortbeantwortung mit steigender Auftragslage zu einem echten Zeitfresser.
Deshalb tun Kleinunternehmer gut daran, von Anfang an, klare Zeitfenster zu setzen, in denen sie E-Mails bearbeiten. Bewährt hat es sich dabei, die Mails morgens, gegen Mittag und kurz vor Feierabend zu beantworten.
Das dürfte auch die Kunden nicht stören, denn allgemein sollte auf eine E-Mail nur binnen 24 Stunden geantwortet werden. Dieser Zeitraum wird bei oben genannten Mail-Zeiten eingehalten.
Darüber hinaus bergen feste Mail-Zeiten für Kleinunternehmer den Vorteil, dass sie eben nicht laufend aus den aktuellen Arbeiten herausgerissen werden und so deutlich an Produktivität verlieren. Zusätzlich vermittelt es den Kunden den Anschein, dass der Kleinunternehmer nicht am Rechner sitzt und auf die E-Mail wartet.
Bloß nicht übertreiben
Ein großes Problem zeigt sich beim Zeitfresser E-Mail darin, dass unzählige völlig unnötige Mails verschickt werden. So gibt es beispielsweise folgende Mails, auf die getrost verzichtet werden kann:
- klassische Spam-Mails
- Aufrufe zur Unterzeichnung von Petitionen
- Mails zum Schmunzeln
- Weiterleitungen von Kollegen zur Kenntnisnahme
- Danksagungen für Antworten
Während bei Spam-Mails die Hemmung gering ist, sie schnell zu löschen, sieht es bei den Aufrufen zur Unterzeichnung von Petitionen schon anders aus.
Auch Mails, die Powerpoint-Präsentationen beinhalten und gut geeignet für die Pause zwischendurch sind, werden oftmals immer wieder weiter geleitet und erhöhen damit die E-Mail-Flut noch weiter.
Viele Kollegen, freie Mitarbeiter und Co. versenden gerne Mails zur Kenntnisnahme. Meist wird dies vorsichtshalber getan, obwohl man selbst gar nichts mit dem Sachverhalt zu tun hat. Wer diese Mails verringern will, sollte selbst sehr gut überlegen, ob er solche verschickt. Damit kann schon ein großer Teil der Mail-Flut abgebaut werden.
Ebenfalls sind viele Kleinunternehmer der Meinung, dass gerade in Zeiten zunehmender Kundenorientierung für jede gesendete Mail eine Bestätigung oder Danksagung nötig ist. Freilich soll der gute Umgangston im geschäftlichen Umgang gewahrt werden. Aber allzu häufige Danksagungen für Selbstverständlichkeiten sind nicht nötig. Diese kosten unnötig Zeit, was sicher nicht im Sinne des Unternehmers ist.
Also am besten gedanklich einen Schlussstrich ziehen, sonst kommt auf die Dankes-Mail sogar noch eine neuerliche Antwort mit Dank. Noch mehr Zeitspartipps für Webworker.