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Das Meeting – Vielmehr Segen als Fluch

meetingNachdem wir uns immer wieder mit dem Thema „selbstständig machen“ befasst haben, soll es nun mal hinter die Kulissen eines Selbstständigen gehen. Wie sieht der Alltag nach der Gründung aus und was muss ich tun, um eine angemessene Führungsposition zu repräsentieren? Zu diesem Thema werden in einer Art Serie noch einige weitere Beiträge folgen. Den Anfang machen wir mit einem Kernelement des modernen Büroalltags: das Meeting.

Warum ein Meeting veranstalten?

Häufig wird ihnen ein hoher Zeitfaktor hinterher gesagt – vielmehr ein Stressfaktor, als produktives Mittel zum Zweck. Und dennoch sind sie aus kaum einem Unternehmen wegzudenken. Gelegenheiten, um ein Meeting (z. dt. Besprechung) abzuhalten, gibt es so viele wie Sand am Meer. Sei es die Beratschlagung in einem bestimmten Sachverhalt, die Planung eines Projektes, eine allgemeine Bestandsaufnahme, das Konfliktgespräch oder im Zuge der Kundenakquise. Fällt eine Konferenz auf einen immer gleichen Termin wie beispielsweise montags um 11:00 Uhr, um eine Bestandsaufnahme der vergangenen sowie Planung der kommenden Woche durchzuführen, spricht man gar von einem Jour Fixe. Der Begriff stammt aus dem Französischen und bedeutet so viel wie „fester Tag“. Durch die Regelmäßigkeit ist stets gewährleistet, dass sämtliche Teilnehmer zugegen sind und den Termin nicht durch andere Sitzungen besetzen. Konferenzen bieten besonders dann einen großen Vorteil, wenn mehrere Meinungen notwendig sind oder eben nur so die schnellste und bestmöglichste Entscheidungsfindung garantiert ist. Je nach Sachlage können Diskussionen der Schlüssel zum Erfolg sein, aber auch endlos werden. Demnach sollte die Teilnehmerzahl nicht über den einstelligen Bereich hinausgehen: 5 bis 7 Teilnehmer entsprechen dem Ideal.

Meetings in allen Farben und Formendiskussion_thumb.jpg

Aber Meetings schauen über ihren eigenen Tellerrand hinaus. Man greift auf den Begriff nicht nur im Rahmen der Arbeitswelt zurück, sondern auch in Bezug auf größere Events, wobei sich die Meetings über mehrere Tage hinweg ziehen können. In der Wissenschaft spricht man meist von der Konferenz bzw. Tagung, bei welcher einzelne Teilnehmer ihre Arbeiten und Erkenntnisse in kleinen Referaten vorstellen und zur Diskussion anregen. Da Geisteswissenschaftler auch gerne mal eine Extrawurst gebraten haben möchten, nennen sie ihre Tagungen ehrfurchtsvoll Symposium, machen dabei allerdings das Gleiche wie Ihre Kollegen aus anderen Fachbereichen. Zu dem Oberbegriff des Meetings wird außerdem die Convention gezählt, die zumeist für Veranstaltungen aus den Comic- Fantasy- und Games-Branchen reserviert ist. Zentral ist dabei weniger die Diskussion und Besprechung von Sachverhalten als das Zusammenkommen Gleichgesinnter zum Austausch und Erlebnis gemeinsamer Interessen.

Produktiver und effizienter gestalten

Bei einem Meeting sollte über einen solchen Tellerrand sicherlich nicht hinweggesehen werden. Kommen wir also zum Wesentlichen zurück und widmen uns einigen Tipps, mit denen Meetings noch produktiver und effizienter gestaltet werden können. So ist es immer sinnvoll einen Moderator zu wählen, der den Fokus stets auf den roten Faden der Besprechung lenkt und die Tagesordnung im Blick behält. So werden lästige und zeitraubende Pausen vermieden und die Produktivität stets hochgehalten, aber auch notwendige Diskussionen effizient angeleitet. Reine Störenfriede wie Nörgler, Besserwisser oder besonders engagierte Diskussionspartner müssen stets besänftigt werden und zum eigentlichen Thema des Meetings zurückgeführt werden. Bei der Wahl des Moderators sollte demnach auf eine ausgeglichene und nur schwer zu provozierende Persönlichkeit zurückgegriffen werden. Und wer könnte dies eher sein als Du, der Kopf deines Unternehmens! Konfliktmanagement ist in diesem Zusammenhang genauso wichtig wie die Etikette: wenig ist wohl so ein unnötiger Zeitfresser wie unpünktliche Teilnehmer. Wenn es sich nicht um einen Jour Fixe handelt, können erinnernde Mails Wunder wirken! Eine etwas ungewöhnliche, aber laut Studien sehr erfolgreiche, Alternative zum gewöhnlichen Konferenzraum-Meeting sind Besprechungen im Stehen oder im Gehen. Durch die geförderte Durchblutung ist der Geist belebter und die Kreativität und damit die Lösungsfindung werden um ein vielfaches gesteigert. Befindet sich der Besprechungsteilnehmer einige Tausend Kilometer entfernt, bieten sich sogenannte Video-Konferenzen an. Dadurch können Kollegen effektiver in Diskussionen eingebunden werden, als mittels Telefongesprächen.

  • Meeting-Plan erstellen und zu besprechende Punkte im Vorfeld zusammentragen
  • Per Mail an Termine erinnern um Unpünktlichkeit zu vermeiden
  • Moderator, um den roten Faden im Auge zu behalten
  • Von Störenfrieden nicht aus dem Konzept bringen lassen und zurück zum Thema leiten
  • Konferenz im Stehen oder Gehen für mehr Kreativität bei der Lösungsfindung
  • Video-Konferenzen für die Einbeziehung von weitentfernten Kollegen

One comment

  1. Hallo,

    ich führe so viele Meetings, dass ich schon Meetings habe, um zu klären, wann denn das wichtige Meeting stattfinden kann. Dabei geht so viel Zeit drauf. Das ist unglaublich. Der Artikel ist interessant. Ich werde versuchen dies bei uns einzubringen.