3 Tipps zur Zeiteinsparung für Webworker

Als Webworker hat man nie Zeit? Kommt euch das bekannt vor? Jedenfalls war es bei mir immer so, dass die Tage länger wurden. Mit jedem Auftrag, nochmal 1-2 Stunden Wochenarbeitszeit oben drauf. Dabei gibt es kleine, aber wirklich effektive Mittel, Zeit für sich zu gewinnen. Einige Tipps habe ich für euch mal zusammen-getragen und ihr werdet erstaunt sein, wie viel Zeit sich sparen lässt.

Zeiteinsparung für Webworker

Emails nur noch zweimal täglich

Kaum gibt Outlook ein Ton von sich, ist es doch ganz normal, dass man schauen muss, wer sich dort gemeldet hat. Und das geht den ganzen Tag so. Immer wieder trudeln Emails ein und man wird von der eigentlichen Arbeit abgelenkt. Wenn es dann noch irgendwas “Wichtiges” ist, reagiert man sofort drauf. Seit einiger Zeit habe ich Outlook vom Autostart ausgeschlossen. Morgens werden keine Emails mehr gecheckt, die mir den Tag verderben könnten und schon zu Arbeitsbeginn wertvolle Zeit kosten.

Erst gegen 11.30, also kurz bevor ich mit der Familie oder Geschäftspartner das Mittag genieße, rufe ich erstmals am Tag die Emails ab. Innerhalb von 30 Minuten (eher weniger) können die Emails (ca. 50) durch-geschaut und beantwortet werden. Dann ist auch wieder Schluss mit Outlook.

Das zweite Mal rufe ich die Emails gegen 23 Uhr ab. In den meisten Fällen, sind schon Antworten von den Vormittagsemails dabei, die wieder abgearbeitet (20 Minuten) werden können. Aber auch einige neue, die bearbeitet werden und ich mir sicher bin, dass bis zum nächsten Tag gegen 11.30 Uhr diese wiederrum beantwortet wurden oder der Fall zu die Akten kann. Wer jetzt Sorgen hat, um 23 Uhr zu antworten, dem kann ich nur sagen, dass der Gegenüber nicht weiß, auf welchem Fleck der Erde man sich derzeit befindet.

In der kommenden Zeit werde ich es probieren, nur noch einmal am Tag Emails zu bearbeiten und das dann um die Mittagszeit. Ob es gut geht, werde ich euch natürlich berichten, aber ich denke schon.

Negativ (vorher):

In jeder Arbeitsstunde habe ich ca. 7-8 Minuten mit Emails zugebracht, was bei 10 Stunden Arbeitszeit insgesamt 70-80 Minuten ausmacht.

Positiv (nachher):

Durch die Bündelung der Bearbeitung von Emails, benötige ich nur noch ca. 50 Minuten täglich, meistens aber weniger. Auch, dass ich morgens nicht gleich die Emails lese, hat einen entscheidenden Vorteil. Ich habe den Kopf frei für Sachen, die ich mir vorgenommen habe, weshalb ich auch erst kurz vor der “Mittagspause” die Emails abrufe. Danach konzentriere ich mich auf die Familie und habe einige Zeit lang komplett andere Gedanken, um dann nach der Pause wieder loszulegen.

Zeitersparnis:

• über 20 min pro Tag
• über 2 Stunden pro Arbeitswoche (6 Tage)

Feedreader – Nur noch interessante Headlines und Quellen

Auch die abonnierten Feeds können ein wahrer Zeitfresser sein. Hierfür nutze ich den Reader von Netzwelt, der seit einiger Zeit nicht mehr automatisch mit dem Systemstart gestartet wird. Zwar macht der Feedreader keine akustischen Geräusche, wenn es etwas neues gibt, doch visuell ändert sich die Farbe in der Taskleiste, was einen ja schon neugierig macht.

Bei 141 Feeds, die abonniert waren, blinkte das Teil ständig und um eventuell ein interessantes Thema aufzugreifen, las ich es meist gleich. Leider habe ich keine Vergleichszeit, aber ich gehe von 5-7 Minuten in der Stunde aus, die ich mich den Feeds opferte.

Negativ (vorher):

Pro Stunde sind 4-6 Minuten (ca. 60 Minuten/Tag) für neue Feed draufgegangen und das über den ganzen Tag. Natürlich lenkte es auch von den eigentlichen Aufgaben ab oder noch schlimmer, es gab etwas interessantes, über was ich dann gleich berichten musste. 😉

Positiv (nachher):

Mittlerweile schaue ich nur abends für 20-30 Minuten in den Feedreader und es sind nur noch 45 abonnierte Feeds. Die meisten waren eher dafür da, bei der ganzen Informationsflut, mitreden zu können. Dabei lese ich nur Feeds, die eine gute Headline haben, die auch von Interesse ist. Alles andere wird ungelesen gelöscht.

Es ist doch so, dass gerade SEO-Blogs miteinander über etwas berichten und kennt man einen Artikel, kennt man auch die anderen. Wiedermal gesehen bei Googles-Penguin-Update. Und nicht nur im SEO-Bereich ist es so.

Zeitersparnis:

• über 30 min pro Tag
• über 3 Stunden pro Arbeitswoche (6 Tage)

Überweisungen – Nur noch an einem Tag

Ich wollte es auch nicht glauben, dass Überweisungen an Freelancer und andere Partner, richtig Zeit kosten können, aber es ist so. Je nachdem mit wievielen Partnern man zusammenarbeitet und wie viele Rechnungen begleichen werden müssen, je höher ist auch der Zeitaufwand.

Damit der Partner auch in Zukunft mit der Zusammenarbeit zufrieden ist und auch nicht lange auf sein Geld warten muss, habe ich die Rechnungsbegleichung schnellstmöglich erledigt. Aber ständig einloggen, Daten angeben (wenn nicht als Vorlage gespeichert), TAN raussuchen oder anfordern, kann zeitraubend sein.

Dafür gibt es jetzt den sogenannten Zahlungstag bei mir. Einmal pro Woche (Montags) werden die Rechnungen der letzten 7 Tage beglichen. Gleichzeitig wird natürlich geschaut, was so alles eingegangen ist und welche Rechnungen noch offen sind. Meine beste Zeit ist vor den 11.30 Uhr Emails, am Montag, so für 30 Minuten. Dann können gleich im Anschluss auch noch die Außenstände per Email nachgefragt werden.

Negativ (vorher):

Ich denke, mit 3 Minuten pro Überweisung liegt man nicht schlecht. Mal mehr mal weniger. Das Checken der Umsätze ect. kostet ja auch noch etwas Zeit. Bei 3 Rechnungen pro Tag, kommt auch jede Menge zusammen.

Positiv (nachher):

Die Optimierung habe ich in dem Bereich schon soweit, dass viele meiner Dauerpartner als Vorlage hinterlegt sind und ich mit ihnen sogar eine Vereinbarung getroffen habe, nur noch monatlich zu zahlen. Dennoch benötige ich Montags so ungefähr 30 Minuten für die Begleichung der offenen Posten.

Zeitersparnis:

• über 4 Minuten pro Tag
• über 24 Minuten pro Arbeitswoche (6 Tage)

Fazit:

Nur durch die 3 kleinen Änderungen habe ich pro Tag fast 1 Stunde (6 Stunden die Woche) gewonnen, die ich mich wichtigeren Dingen widmen kann und Ablenkungen gibt es dadurch auch weniger. Einige andere Zeitfresser werde ich euch beim nächsten Artikel noch präsentieren. Bis dahin möchte ich gerne wissen, wie ihr euren Tag zeitlich im Griff habt oder eben nicht. 😉